Guide til opsætning af en GAIS- måling

OBS: Bemærk at flere features i denne guide hører til betalte abonnenter. Støder du på noget, du ikke har adgang til, så kontakt os for at høre mere om vores abonnementer.

Guidens indhold

Hvis du ikke har været logget ind før
Hvis du allerede har en virksomhedsprofil
Vælg mellem forskellige målingstyper
Navngiv målingen
Vælg frekvens
Angiv start- og slutdato
Invitationstekst og sprog
Invitér deltagere til målingen og tilføj filtre
- 8a. Invitér via GAIS Organisation, filtre er oprettet (GAIS anbefaler)
- 8b. Invitér via datafil og tilføj filtre
- 8c. Invitér via manuel indtastning
Overblik over din organisation - nærmeste leder
Kommentarer og dialog
Ekstra spørgsmål
- 11a. Ekstra spørgsmål på flere sprog
Indstillinger
Udsend målingen

1. Hvis du ikke har været logget ind før

Hvis du ikke har været logget ind på GAIS-platformen før, skal du starte med at oprette en virksomhedsprofil for din virksomhed - det er hurtigt gjort.

2. Hvis du allerede har en virksomhedsprofil

Log ind på GAIS via dette link - tryk på Målinger i det øverste banner og derefter på Opret ny måling.

Vælg derefter Opret ny virksomhedsmåling.

3. Vælg mellem forskellige målingstyper

Vælg herefter, om du vil lave en Fuld GAIS-måling, en Quick GAIS-måling, en APV-måling eller en Faktormåling.

Læs om de forskellige målingstyper her.

APV-måling og flere af faktormålinger hører til i betalte abonnementer.

OBS: Denne guide tager udgangspunkt i opsætning af en fuld GAIS-måling med 38 spørgsmål fordelt på 7 faktorer. Men opsætningen er den samme ved alle typer af målinger.

4. Navngiv målingen

Giv din måling et passende navn. Hvis du kommer til at have flere målinger løbende efter hinanden, skal du være opmærksom på, at du her navngiver hele serien og ikke kun den ene måling. Undlad derfor at skrive årstal i navnet.

Forslag: "Trivselsmåling i [Virksomhedsnavn]".

I GAIS kan du lave flere målinger i samme serie. Det betyder, at du kan sammenligne resultater fra flere målinger i samme serie. Inden for en serie af målinger, kan du skifte frekvens.

5. Vælg frekvens

Du kan vælge mellem forskellige målingsfrekvenser - alt efter jeres behov. Læs mere om forskellige frekvenstyper.

Når du har valgt en frekvens, kan du nu se en række "bolde", der udgør tidslinjen for de kommende målinger. I eksemplet herunder fremgår det, at du er i gang med den første måling med tidsmærket marts 2023. Fordi der er valgt en 6. mdrs. frekvens, står den følgende måling til at blive udsendt et halvt år efter. Tidspunktet for den kommende måling kan altid ændres.

6. Angiv start- og slutdato

Vælg en start- og slutdato for målingen. Som udgangspunkt udsendes målingen IKKE automatisk på den valgte dato. Hvis du ønsker, at GAIS automatisk udsender målingen, kan du trykke på tandhjulet og vælge den løsning. Så udsender GAIS invitationerne til til deltagerne kl. 6.00 den pågældende dag. Når målingen er udsendt, kan du fortsat ændre i slutdatoen, hvis du fx ønsker, at målingen skal løbe en uge mere.

7. Invitationstekst og sprog

Du skal formulere den tekst, som deltagerne modtager sammen med linket til selve målingen. GAIS har lavet en foruddefineret tekst, som du kan tage udgangspunkt i. Du kan trække i de stiplede linjer og dermed udvide tekstfeltet. Vælg også, hvem der skal stå som afsender af invitationen.

Kort videointro til invitationstekst:

Valg af sprog - hører til i betalte abonnementer

Hvis du i oprettelsen af virksomhedens Organisation har defineret, at GAIS-målingen skal sendes ud til medarbejdergrupper på forskellige sprog, kan du versionere invitationsteksten til de forskellige sprog. Læs mere i guiden Brug af forskellige sprog ifm. Organisation

8. Invitér deltagere til målingen og tilføj filtre

Du kan vælge mellem 3 forskellige måder at invitere deltagere. Processen for oprettelse af filtre afhænger af, hvilken måde, du vælger:

9a. Via GAIS Organisation (den anbefalede metode, hvis du er GAIS Pro, Premium eller Enterprise-kunde)
9b. Via datafil
9c. Via manuel indtastning

8a. Invitér via GAIS Organisation, filtre er oprettet (GAIS anbefaler)

Hvis du har oprettet en Organisation for din virksomhed på virksomhedsprofilen, kan du bruge den som datakilde til din måling. Dette er en stor fordel. Få adgang til GAIS Organisation med et betalt abonnement.

Læs om at oprette en organisation.

Swipe knappen til højre for at bruge Organisation som datakilde. Ved piletasten kan du vælge, om du vil sende til alle i organisationen eller nogle af de udsnit, du har defineret i din organisation.

Hvis organisationen ikke er opdateret, kan du opdatere den. Læs her hvordan.

_ _ _ _

Tilknytning af filtre: Når du har oprettet din Organisation i GAIS, trækkes filtrene fra denne og oprettes helt automatisk. Du kan se et overblik over dine forskellige filtre

Hvis du ønsker at ændre i dine filtre, kan du redigere din Organisation. Læs her hvordan.

8b. Invitér via datafil og tilføj filtre

Hvis du skal invitere mange deltagere og ikke har oprettet en GAIS Organisation, anbefaler vi at invitere via upload af en datafil. En datafil er en oversigt, hvor alle dem, du vil invitere til at deltage i GAIS-målingen, er oplistet.

Din datafil skal som minimum indeholde:

kolonneoverskrifter i øverste række
kolonnerne Navn og e-mail, så GAIS ved, hvem deltagerne er og kan udsende invitationer

Jo flere oplysninger, datafilen indeholder, jo større mulighed har du for at filtrere i data efterfølgende.

Det er meget vigtigt at være grundig med datafilen. Den er nemlig grundlaget for dine efterfølgende muligheder for at filtrere og arbejde med dine data. Læs mere om den gode datafil.

Tilknytning af filtre: Når din datafil er importeret, skal du tilknytte filtre, så du får det bedste udbytte af GAIS.
Overblik: Først ser du et overblik over, hvor mange og hvem din datafil indeholder. Hvis det ser rigtigt ud, fortsætter du.
Nærmeste leder: Markér, om din datafil har en kolonne med nærmeste leder. Hvis det er tilfældet, bliver flere funktioner tilgængelige, bl.a. muligheden for anonym dialog mellem leder og medarbejdere. Når du trykker "ja", vil du se en liste over de personer, der er angivet som "nærmeste leder" i datafilen. Hvis der optræder et navn på en leder, som ikke selv skal udfylde en måling (fx direktøren), vil du blive bedt om at skrive en mailadresse her

Obligatoriske filtre: er data, som GAIS altid indsamler. Du skal her vælge, om GAIS skal spørge hver deltager, om data skal hentes fra din datafil eller en kombination. Hvis du henter data fra fil, skal du vælge, hvilken kolonne i datafilen, oplysningerne skal hentes fra.

Øvrige filtre: er data, som du selv vælger at tilføje. De forskellige filtre svarer til de kolonner, du har i din datafil. For hvert filter skal du vælge vælge, om du vil anvende filteret , om data skal hentes fra din datafil.

Godkendelse: til sidst ser du et overblik over dine deltagere og filtre. Hvis du har ændringer, kan du stadig nå at redigere ved at klikke på blyanten ud for en kolonne. Hvis du er tilfreds, godkender du.

8c. Invitér via manuel indtastning

Hvis du vælger manuel indtastning, skriver du manuelt e-mail og navn på hver person, der skal deltage. Indtast dem en ad gangen og tryk for hver gang på Tilføj.

Tilknytning af filtre: Også her kan du tilknytte filtre, så du får det bedste udbytte af GAIS.
Obligatoriske filtre: er data, som GAIS altid indsamler. Da du ikke har importeret en datafil tidligere med data om medarbejderne, har platformen automatisk valgt Spørg medarbejderen for dig. Det er GAIS´ standardsvarmuligheder, deltagerne kan vælge imellem.

Det er muligt at føje nye deltagere til og slette eksisterende deltagere til målingen på et senere tidspunkt. Læs her hvordan.

9. Overblik over din organisation - nærmeste leder

Næste trin i opsætningen er et overblik over din organisation. Har du defineret nærmeste leder via din organisation eller datafil, fremgår det her, og du skal ikke gøre mere. Ved at angive nærmeste leder i målingen bliver flere funktionaliteter i GAIS tilgængelige. Når nærmeste leder er angivet, åbner det bl.a. for muligheden for dialog (anonymt) mellem leder og medarbejdere, som næste trin i opsætningen handler om.

10. Kommentarer og dialog

Her vælger du, om det skal være muligt for målingens deltagere at skrive kommentarer, samt om det skal være muligt at svare på disse kommentarer og derved indgå i dialog.

Kommentarer: Du kan vælge, om deltagerne skal have mulighed for at skrive kommentarer i form af fritekst, når de udfylder deres måling. Kommentarerne er altid anonyme og kan være til stor gavn, når der skal arbejdes videre med målingens resultater.

Dialog (hører til i betalte abonnementer): Du kan også vælge, om der skal være mulighed for, at man kan gå i dialog med deltagerne om de kommentarer, de har givet. Det foregår, efter målingen er afsluttet. Dialogen fungerer i et anonymt chatroom. Hvis du slår dialog til, skal du vælge hvem, der skal have lov til at gå i dialog, det kan enten være virksomhedsprofilens administratorer og/eller nærmeste leder.

Læs afsnit i guiden: Skab tryghed ift. anonymitet

11. Ekstra spørgsmål

Udover GAIS-målingens faste spørgsmål kan der være noget ekstra, du gerne vil have svar på fra deltagerne.

Der er mulighed for at tilføje spørgsmål fra GAIS Katalog eller spørgsmål, du selv formulerer.

	Tilføj spørgsmål fra GAIS Katalog	Tilføj egne formulerede spørgsmål
GAIS Basic	Ikke muligt	Op til 5
GAIS Pro	Ubegrænset	Op til10
GAIS Premium	Ubegrænset	Ubegrænset
GAIS Enterprise	Ubegrænset	Ubegrænset

OBS: GAIS gemmer automatisk de ekstra spørgsmål, du enten vælger fra spørgsmålskataloget eller selv formulerer. Du kan sagtens lege med forskellige formuleringer, rette dem til og erstatte dem med andre i processen. Du skal blot sikre dig, at spørgsmålene er, som du ønsker dem, inden du sender invitationerne ud. Derefter kan de ikke ændres.

Særligt om eNPS

eNPS (Employee Net Promoter Score) er en udbredt metode til at måle medarbejderes tilfredshed. Du kan tilføje et klassisk eNPS-spørgsmål via spørgsmålskataloget.

Læs mere om eNPS.

Særligt om egne spørgsmål

Du kan vælge tre typer af spørgsmål i de spørgsmål, du selv formulerer: Multiple Choice, 0-10 Skala og Fritekst. Til hvert spørgsmål har du mulighed for at skrive en hjælpetekst.

Multiple Choice: Skriv dit spørgsmål og angiv svarmuligheder. Tjek, at svarmulighederne er rimelig dækkende for dit spørgsmål.
0-10 Skala: Husk at dit spørgsmål skal være formuleret, så man kan svare på en skala fra 0-10, hvor 0 er lav og 10 er højt. "I hvor høj grad... " er en god måde at begynde sådan et spørgsmål.
Fritekst: Spørgsmål med fritekst fungerer godt til at høre deltagernes tanker om et bestemt område. Derimod er fritekst-spørgsmål ikke gode, hvis du gerne vil tage temperaturen og sammenligne med anden data.

11a. Ekstra spørgsmål på flere sprog - hører til i betalte abonnementer

Når du i din organisation har defineret deltagere med flere forskellige sprog, har du muligheden for også at oversætte egne spørgsmål, ligesom du gør med invitationsteksten.

Når du klikker tilføj spørgsmål, skal du vælge målingens primære sprog.

Når du har bekræftet det primære sprog, starter du med at formulere spørgsmålet på dit primære sprog og går herefter videre til det eller de andre sprog i målingen. Husk at klikke af i boksen ud fra hvert enkelt sprog, du vil benytte.

12. Indstillinger

Vis nærmeste leders navn i spørgeskemaet - hører til i betalte abonnementer

Nogle virksomheder har en kompleks struktur, der gør det svært for medarbejderne at vide, hvilken leder der henvises til i spørgsmålene om ledelse. Derfor kan du slå en funktion til, hvor nærmeste leders navn fremgår i målingen, så medarbejderen ved, hvem de skal have i tankerne ifm. ledelsesspørgsmålene.

Det ser sådan ud for medarbejderne:

Mini-rapporter for små teams - hører til i betalte abonnementer

Du har mulighed for at slå "mini-rapporter" til. I GAIS tager vi anonymitet meget seriøst, og derfor er hovedreglen, at det ikke er muligt at se rapporter med færre end 5 personer. I mange virksomheder findes der dog små enheder og afdelinger med få medarbejdere. Derfor er der for betalende kunder mulighed for high level mini-rapporter, der giver små afdelinger mulighed for at få en egen, men simplere rapport uden filtrering, segmentering og spredning. På den måde holder vi fast i anonymiteten. Mini-rapporter kan indstilles for hver enkelt måling.

Indstillinger for benchmarks

Du kan vælge hvilke benchmarks, der skal vises i hhv. medarbejder- , virksomheds- og udsnitsrapporter.

God Arbejdslyst Indeks: et benchmark for den danske befolkning generelt.
Virksomhedsrapporten: et udsnit af rapporten benchmarkes op mod rapporten for hele jeres virksomhed
GAIS Live Branche: Benchmark op mod jeres branche (kun for GAIS Premium og Enterprise). Læs mere her

13. Udsend målingen

Når du har været alle steps igennem med at oprette målingen, er du klar til at sende din virksomhedsmåling afsted. Tjek igennem en ekstra gang, at alt ser ud, som det skal være. Tryk så Godkend og send invitationer.

Tillykke - din måling er nu udsendt!

Opret udsnit

Du kan oprette dataudsnit af din måling. Data-udsnit er delmængder af en måling, eksempelvis en afdeling eller deltagere i en bestemt aldersgruppe. Det er en stor fordel at lave udsnit, når du vil dele noget af en rapport med andre, men ikke ønsker at give adgang til hele rapporten

Læs her hvordan.