Kommunikér til organisationen før, under og efter målinger

Denne guide berører en række opmærksomhedspunkter i jeres kommunikation med organisationen før, under og efter GAIS-målinger. Disse refleksionspunkter kan fx bringes i spil, når I laver jeres kommunikationsplan.

Vær bevidst om organisationens forskellige målgrupper i forhold til kommunikation før, under og efter GAIS-målinger. GAIS har det udgangspunkt, at arbejdslyst skabes sammen. Alle skal bære med - men rollerne og ansvaret er forskelligt. Det er derfor oplagt at bruge IGLO-modellen, når man kommunikerer i forbindelse med trivselsmålinger. IGLO står for: Individet, Gruppen, Lederne og Organisationen og tager udgangspunkt i, at disse forskellige målgrupper bærer forskelligt ansvar i processen.

Bliv klogere på roller og ansvar i trivselsarbejdet med udgangspunkt i IGLO-modellen.

Hvem er afsender?

Hvem skal være afsender på kommunikationen til organisationen? Hvornår er det HR - og hvornår er det direktionen?

Meget ofte vil det være HR, der kommunikerer, da det typisk er HR-funktionen, der laver benarbejdet i forhold til opsætning og analyse af målingerne, påklædning af ledere mm. Men det er meget vigtigt, at ledelsen tager og kommunikerer et stort ejerskab - ellers er GAIS-målingen i fare for blot at blive et værktøj for HR.

Hvis resultaterne af målingerne er rigtig dårlige - eller der på anden måde er high attention omkring målingen - bør man overveje, om ledelsen skal være afsender af kommunikationen. For den, der er afsender, bærer et ansvar, og i nogle tilfælde er det vigtigt, at ledelsen stiller sig frem og tydeligt påtager sig dette ansvar.

Hvilke kommunikationskanaler skal vi vælge?

Kommunikationskanalerne er de medier, I har til rådighed - lige fra intranet, mails, digitale møder, sociale medier, ansigt-til-ansigt-møder, individuelle samtaler mm. Vælg kommunikationskanaler, der matcher de formål, I har med de enkelte kommunikationsindsatser.

Læs mere om valg af kommunikationskanaler.

Kommunikation før målingen

Her er bud på nogle opmærksomhedspunkter i kommunikationen til og med organisationens forskellige målgrupper før GAIS-målingen sættes i gang.

Målgruppe: Individet

Forbered medarbejderne på, at GAIS-målingen sættes i gang. Typisk kommunikationskanal: Intranet.

Målgruppe: Gruppen

Klæd lederne på til at forberede deres teams/afdelinger på de kommende GAIS-målinger. Typisk kommunikationskanal: Fysisk ledersamling.

Hjælp lederne til at skabe tryghed i teamet omkring målingerne. Giv dem det vedhæftede handout fra denne guide.

Målgruppe: Lederne

Kommunikér med lederne meget tidligt i processen, inden der kommunikeres ud generelt i organisationen. Typisk kommunikationskanal: Fysisk ledersamling

Målgruppe: Organisationen

1. Samarbejdsudvalg

Gå i dialog med samarbejdsudvalget, inden der kommunikeres ud generelt i organisationen. Typisk kommunikationskanal: Fysisk eller digitalt møde. Drøft formål og den planlagte proces. Vær åben for eventuelle ændringer på baggrund af drøftelserne.

2. Ledelsen

Ledelsen bør være med til at formulere formål og mål med trivselsarbejdet og skal købe ind på processen omkring trivselsmålingerne. Læs mere om ledelsens rolle i trivselsarbejdet. Typisk kommunikationskanal: Ledermøde

Kommunikation under målingen

Opmuntr medarbejdere til at besvare målingen, mens dataindsamlingen er i gang. GAIS sender automatisk påmindelser ud til deltagere, der ikke har besvaret målingen, men det har også god effekt, at I som organisation opfordrer til hurtig besvarelse.

Typisk kommunikationskanal: Intranet.

Kommunikation efter målingen

Her er bud på nogle opmærksomhedspunkter i kommunikationen af GAIS-målingers resultater til de forskellige målgrupper i IGLO-modellen.

Målgruppe: Individet

Her må I gøre jer overvejelser om, hvilke dele af GAIS-målingernes resultater, I vil kommunikere bredt ud til medarbejderne i organisationen. Der er forskellige dilemmaer og hensyn at tage.

Overblik vs. overfladisk: Hvis I kommunikerer de overordnede resultater for hele organisationen, giver det medarbejderne et hurtigt og let tilgængeligt overblik over, hvordan det står til. På den anden side er sådanne overordnede tal ofte lidt uinteressante, da de er gennemsnitstal, der kan dække over rigtig mange lokale udsving. Det kan tale for at gå et lag dybere ned i resultaterne. Men så opstår der et nyt dilemma.

Transparens vs. individhensyn: Hvis I gerne vil kommunikere transparent og give medarbejderne dybere indsigt, kan I overveje fx at kommunikere trivslen i alle enheder på faktor-niveau. På den anden side kan det være følsom information at lægge ud til alle i organisationen, fordi det vil stille frit til skue, i hvilke afdelinger, der er udfordringer. Særligt hvor der er udfordringer med “ledelsesfaktoren”, er der en individbeskyttelse af den enkelte leder at tage hensyn til. Så det handler om at balancere mellem at give transparens og værdi for læserne på den ene side og på den anden side varetage individhensyn ift. lederne.

Udlægning vs. for-fortolkning: På den ene side vil man som HR-ansvarlig gerne analysere på resultaterne og give en udlægning af, hvorfor de ser ud, som de gør. På den anden side skal man være varsom med at fortolke og finde årsager på egen hånd- det er ofte ude i de enkelte afdelinger og enheder, at svarene ligger.

--------------------------------------------------

Pulsmålinger: Hvor ofte skal man kommunikere?

Hvis I laver pulsmålinger, hvor medarbejderne svarer på spørgsmål med en hyppig frekvens og dataindsamlingen derfor foregår løbende, skal I overveje, hvor ofte I vil kommunikere de overordnede resultater til organisationen. En hovedregel er, at man skal vente med at kommunikere, til man har en valid mængde data. Når I først har en valid mængde data, og data løbende fornys via pulsmålingen, kan I kommunikere til organisationen, hvis der sker aktuel og væsentlig udvikling i resultaterne - og ellers give status med en vis frekvens.

--------------------------------------------------

Målgruppe: Lederne

Lederne bør præsenteres for de overordnede resultater af GAIS-målingen og af deres egne udsnitsrapporter, før resultatet kommunikeres generelt til organisationen.

Det er vigtigt at tilbyde lederne sparring på at forstå og udlægge resultaterne af deres respektive udsnitsrapporter - og til løbende opfølgning. Det kan foregå som individuel sparring eller i leder-teams.

--------------------------------------------------

Pulsmålinger: Hvornår skal lederne have deres udsnitsrapporter?

Hvis I laver pulsmålinger, foregår dataindsamlingen løbende - og det gælder også for de enkelte lederes udsnitsrapporter. Spørgsmålet er, hvornår lederne skal have adgang til disse rapporter. Det er op til jeres vurdering. GAIS anbefaler, at lederne får adgang til deres respektive udsnitsrapporter fra starten, så de kan følge med i resultaterne og løbende indgå i dialog om de fritekstkommentarer, der kommer fra medarbejderne.

--------------------------------------------------

Målgruppe: Gruppen

Klæd lederne på til at gennemgå og arbejde med GAIS-målingers resultater med teamet/afdelingen. I denne guide finder I inspiration og konkrete handouts til ledere.

--------------------------------------------------

Pulsmålinger: Hvornår skal lederne kommunikere resultater fra deres udsnitsrapporter?

Ved pulsmålinger anbefaler vi, at lederne er varsomme med at kommunikere resultaterne af pulsmålingen til teamet, før der er indsamlet så meget data, at resultaterne er retvisende for hele udsnittet. Når pulsmålingen har været igennem en hel cyklus, bliver data løbende opdateret, og her er det oplagt jævnligt at drøfte den aktuelle status eller opståede udfordringer på fx P-møder eller morgenmøder. På den måde bliver pulsmålingen et ledelsesværktøj i hverdagen for den enkelte leder.

--------------------------------------------------

Målgruppe: Organisationen

1. Samarbejdsudvalg

Gå i dialog med samarbejdsudvalget om GAIS-målingens resultater, inden de kommunikeres bredt ud i organisationen. Her skal I i dybden med resultaterne og være undersøgende på eventuelle obs-punkter og tværgående temaer.

--------------------------------------------------

Pulsmålinger: Hvornår skal resultaterne drøftes med samarbejdsudvalget?

Ved pulsmålinger anbefaler vi, at I første gang drøfter resultaterne af virksomhedsrapporten, når der er fuld dataindsamling. Herefter bliver data løbende opdateret via pulsmålingen, og det er oplagt at drøfte de aktuelle resultater på de møder, I har i samarbejdsudvalget. Hvis der i løbet af pulsmålingen viser sig nogle pludselige og tydelige tendenser, kan de tages op i samarbejdsudvalget.

--------------------------------------------------

2. Ledelsen

Resultaterne af GAIS-målinger skal drøftes med ledelsen, inden de kommunikeres bredt ud. Især hvis resultaterne viser udfordringer i organisationen, er det væsentligt med en fælles forståelse af, hvad, hvordan og hvornår der kommunikeres.

--------------------------------------------------

Pulsmålinger: Hvornår skal resultaterne drøftes med ledelsen?

Ved pulsmålinger anbefaler vi, at I løbende drøfter resultaterne med ledelsen. Det kan fx være ugentlig/månedlig status i ledelsesteamet med aktuelle nedslagspunkter i GAIS-målingernes resultater, tendenser i medarbejdernes fritekst-kommentarer og igangsatte indsatser. På den måde bliver pulsmålingen et konkret ledelsesværktøj, der hjælper ledelsen til at være på forkant med trivselsudviklingen i organisationen - og ikke vente med at handle til den næste måling om 6 måneder.

--------------------------------------------------