Proces efter APV-målingen

Denne guide indeholder nogle gode råd til processen, når jeres APV-måling er afsluttet. De handler om deling og præsentation af resultater samt brug af GAIS Handlingscenter til handlingsplaner. Tag det, I kan bruge og tilpas det til jeres organisation.

Analysér resultater

APV-rapporten præsenterer dig for resultaterne af målingen på en overskuelig og enkel måde. Den hjælper dig til at dykke ned i og analysere målingens resultater.

Her er guide til at forstå og analysere APV-rapporten.

Del målingen med organisationen

Der er lovgivningsmæssige krav til, at APV’en skal være tilgængelig for virksomheden, så både ledelsen, medarbejderne og Arbejdstilsynet kan læse den - fx ved at hænge på væggen i kantinen eller ved at give digital adgang til rapporten.

Det vigtigste er, at medarbejderne og ledelsen ved, hvor de kan finde den.

Overvej, hvordan I vil dele APV-rapporten med organisationen. En bud på en model kan være:

• Hele organisationen: De helt overordnede resultater deles på fx intranettet.
• AMU: Hele APV-rapporten deles med arbejdsmiljøudvalget enten i digital form eller som PDF-download.
• Lederne: Udsnitsrapporter deles med lederne, så de har adgang til resultater fra egen afdeling. Udsnitsrapporterne deles enten i digital form eller som PDF-download.
• Medarbejderne: Ud over de helt overordnede resultater deles afdelingsresultater i tilpasset form med medarbejderne (se mere nedenfor under "Klæd lederne på til dialog med medarbejderne"). Her anbefales at dele via downloadet rapport. 

Digital deling eller download?

Hvis den fulde rapport eller en udsnitsrapport deles digitalt, vil modtageren kunne benytte rapportens analyseværktøjer til at dykke ned i resultaterne. Dog kan man som administrator vælge at sætte den begrænsning på, at den, der får delt rapporten, ikke kan benytte filtrering.

Hvis den fulde rapport eller en udsnitsrapport deles som et downloaded PDF- eller PowerPoint-dokument, vil modtageren ikke kunne benytte rapportens analyseværktøjer til at dykke ned i resultaterne. Resultaterne bliver så at sige serveret for modtageren.  

Guide til at dele eller downloade rapporten.
Guide til at lave dataudsnit.

Præsentér de overordnede resultater 

Gør jer overvejelser om, hvordan I vil præsentere resultaterne af målingen for organisationen. Det er vigtigt, at både medarbejdere og ledere oplever, at deres besvarelser bliver taget alvorligt og fulgt op af handlingsinitiativer. 

• Hold præsentationen af resultaterne på fx intranettet på et overordnet niveau
• Fremhæv, hvad der overordnet set går godt (hvad vi kan være stolte af...) og hvad der halter. Tegn de store linjer.
• Undlad at fremhæve resultater fra enkelte afdelinger eller teams.
• Undlad at kommunikere fritekstkommentarer.
• Vær tydelige omkring, hvilke indsatsområder I ser på tværs af organisationen - og hvilke handlinger, der igangsættes på den baggrund. 
• Skitsér, hvordan der bliver arbejdet med APV-resultaterne på afdelings/teamniveau.
• Vær tydelig om, hvem der er afsendere - fx HR og AMU.

Klæd lederne på til dialog med medarbejderne

Det er vigtigt, at lederne er klædt på til og forbereder sig godt på dialogen med teamet omkring APV-målingen. Her er et par råd til lederne: 

FORMÅL: Vær tydelig om formålet med mødet. Formålet kan fx være at få et fælles billede af styrker og udfordringer i arbejdsmiljøet i afdelingen og udvælge de indsatsområder, der skal arbejdes videre med. 

FREMLÆG RESULTATERNE: Vis resultaterne for jeres afdeling. Pas på med at vise spredning i besvarelserne - det vil ofte føre til en gættekonkurrence om, hvem der har svaret hvad.  Vær ligeledes meget varsom med at vise konkrete fritekstkommentarer, da det også ofte vil føre til gættekonkurrence. 

FREMHÆV STYRKER OG UDFORDRINGER: Hav en åben dialog om, hvad I ser af styrker i afdelingens resultater: Hvor går det godt, hvad kan vi være stolte af? 

Hav den samme dialog omkring udfordringer: Hvad ser vi af udfordringer? Hvordan påvirker det os?

OBS: Hvis der er udfordringer af særlig alvorlig karakter, som fx krænkelser, er det meget vigtigt, at dette håndteres i en særskilt, fortrolig proces med fx HR/AMU. Afhængigt af krænkelsens karakter skal dette ikke tages op i plenum. 

VÆLG INDSATSOMRÅDER: Parkér de ting, som organisationen vil arbejde med fra centralt hold, hvis det er meldt ud af AMU eller HR. Vælg fx 3 indsatsområder, som I vil arbejde med på afdelingsniveau. Vær tydelig om, hvad der er akut og kræver handling med det samme, og hvad skal der arbejdes med på den lidt længere bane.

LAV HANDLINGSPLAN: Lav en konkret handlingsplan for indsatsområderne. Definér delopgaver, ansvarlige, deadline mm. Brug meget gerne GAIS Handlingscenter til det (se nedenfor).

PLAN FOR OPFØLGNING: Kommunikér en plan for den videre proces og opfølgning på handlingsplanen. Vær tydelig om, hvem kan medarbejderne gå til med diverse spørgsmål til processen.

Brug GAIS´ Handlingscenter

Der er store fordele ved at benytte GAIS´ Handlingscenter. Med handlingscentret har I overblik over de handlinger, der er planlagt, igangsat og afsluttet.

I GAIS Handlingscenter kan man oprette handlinger både på organisations- og afdelingsniveau. Det vil sige, at både administrator og de enkelte ledere kan oprette handlinger og tildele dem til relevante personer. 

Det er meget enkelt og foregår direkte i GAIS-platformen: Opret en handling, definer delopgaver, sæt start- og sluttidspunkt, tildel den til dig selv eller andre og del adgang til at se og redigere handlinger med andre. 

Den enkelte leder og medarbejder kan på egen profil følge med i de handlinger, der er delt med dem - og administrator har det store overblik over alle handlinger i organisationen. Handlingsoverblikket kan downloades og gives til fx Arbejdstilsynet. 

Læs om, hvordan I kommer i gang med handlingscenteret her (gå til nederst i artiklen).