Sådan opretter du en APV-måling

En APV (arbejdspladsvurdering) er lovpligtigt for alle danske arbejdspladser. Den skal opfattes som et redskab til at arbejde systematisk med arbejdsmiljøet på arbejdspladsen. Det er et lovkrav, at der skal udarbejdes en skriftlig APV og en efterfølgende handlingsplan.

APV'en skal bygge på et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, og skal være tilgængelig for begge parter. APV'en skal revideres minimum hvert 3. år eller når der skal ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøet.

Med GAIS' APV-måling er det nemt at sende de aktuelle APV-spørgsmål ud til medarbejderne. Vil du vide mere om APV og lovkravet hertil, kan du læse mere på arbejdstilsynets hjemmeside.

Sådan opretter du en APV på GAIS-platformen

Gå til https://app.gais.dk/auth/#/login og log ind med din GAIS-bruger.
Når du er inde på "Mit GAIS" skal du vælge "Målinger" i toppen af skærmen, her efter skal du klikke på "Opret ny måling" i højre side af skærmen:

Nu vælger du, at du gerne vil oprette en virksomhedsmåling:

Og herefter vælger du APV:

Nu kommer du ind på siden, hvor du kan begynde at opsætte din APV-måling.

Det første du skal gøre er, at navngive målingen:

Vælg frekvens

Du skal bestemme bestemme hvilken frekvens, du ønsker at foretage målingen med. Du kan vælge, at APV'en skal være enkeltstående eller at den skal køre hvert år, hvert andet år eller hvert tredje år. Du kan altid ændre dit valg.

Vælg udsendelsestidspunkt

Når du har valgt en frekvens, skal du beslutte, om målingen skal sendes ud, når du klikker "Gennemse og send" eller om der skal være en startdato.

Vælg slutdato

Du skal også vælge slutdato - denne kan altid forlænges, også når målingen er i gang. Det kan nogle gange være nødvendigt for at sikre så mange svar som muligt.

Skriv invitationstekst

Næste trin er "Invitation", hvor du har mulighed for at lave en invitationstekst til målingens deltagere. Få inspiration til teksten her: https://support.gais.dk/support/solutions/articles/103000171871-kommunikation-til-intranet-deltagerinvitation-mm-apv-m%C3%A5ling-
Når du har skrevet din tekst, kan du klikke "Se invitation" og se formatet:

Tilføj deltagere

I den næste trin skal du tilføje de personer, der skal deltage i målingen.

Hvis du har oprettet din organisation kan du trække info direkte der fra. Læs mere om, hvordan du bruger Organisation.

Har du ikke oprettet Organisation kan du tilføje dine deltagere med datafil eller manuel indtastning:

Når du har klikket "Brug datafil" og uploadet din fil, skal du tilkoble filens indhold til platformen:

Når filen er uploadet, finder systemet automatisk kolonnerne med "Navn" og "E-mail". Du kan klikke "Info" yderst til højre og se nærmere deltaljer: 

Nærmeste leder

Hvis alt ser rigtigt ud, klikker du "næste" og kommer til fanen "Ledere". Her skal du markere, om du har en kolonne med "Nærmeste leder" i din fil.
Du skal have den kolonne med, hvis nærmeste leder skal kunne indgå i dialog med medarbejderne om deres fritekstkommentarer efter målingen:

Når kolonnen er tilknyttet, får du et overblik over lederne fra din fil:

Ud for hver leder kan du klikke "Info" længst til højre og se, hvem hver enkelt leder er leder for. Hvis det er en lang liste, kan du bruge søgefeltet til at søge medarbejdere frem:

Tilkobl filtre

På næste fane skal du tilkoble din fils filtre. Når du klikker ud for hvert filter, kan du vælge, om informationen skal hentes fra datafilen, eller om medarbejderen selv skal svare:

Når du henter dine informationer direkte fra din fil, skal du vælge fra drop down menuen, hvilken kolonne informationen skal hentes fra. Det vil sige, at hvis du har valgt at kalde "alder" for "livslængde" kan du stadig koble de to sammen:

Til sidst skal du vælge, om du vil benytte de øvrige filtre fra din fil:

Nu har du tilknyttet din fil til systemet og kan klikke "Godkend og opret":

Under filtre kan du se det, du allerede har tilknyttet med din datafil. Her kan du også tilknytte nye filtre, hvis du ønsker det:

Organisation

Under "Organisation" ser du info om nærmeste leder. Har du tilknyttet den forkerte kolonne, kan du rette dem i drop down menuen:

Dialog

Den næste fane er "Dialog". Her vælger du, om der skal indsamles fritekstkommentarer fra målingens deltagere,  og om det skal være muligt at svare på kommentarerne og indgå i dialog. Du vælger også, hvem der kan indgå i dialog omkring kommentarerne:

Ikke-anonyme spørgsmål

Det er i APV'en muligt, at vælge om et spørgsmål skal være anonymt eller ej. Denne mulighed forekommer kun for spørgsmål, der ikke handler om psykisk arbejdsmiljø.

Når medarbejderen besvarer APV-målingen, vil det være tydeligt markeret, når et spørgsmål ikke er anonymt.

Ligesom det vil fremgå i virksomhedsrapporten:

Betingede spørgsmål

Visse spørgsmål er nu betingede, hvilket vil sige, at de kun stilles, hvis man har afgivet et bestemt svar ved et tidligere spørgsmål.

Svarer man fx ja til, at man har været udsat for eller været vidne til krænkelser, ville dette betyde, at man får en række uddybende spørgsmål.

Ved nogle spørgsmål kan du også selv vælge, at tilføje betingelser:

Ekstra spørgsmål

Det sidste du skal gøre inden din APV-måling er klar, er at vælge ekstra spørgsmål. 

Du kan vælge spørgsmål fra APV spørgsmålskataloget eller lave dine egne spørgsmål. APV spørgsmålskataloget dækker både psykisk og fysisk arbejdsmiljø. Læs mere om APV spørgsmålene her.

Gennemse og send

Når du er færdig med alle indstillinger, kan du klikke "Gennemse og send" for at sende din APV-måling ud med det samme.

Har du sat en startdato, bliver målingen sendt ud den dato kl. 6:00 om morgenen. Du skal ikke trykke "gem", da systemet gemmer automatisk.

Modtag rapport

Når deltagerne i målingen har besvaret målingen, får den enkelte med det samme en personlig rapport. Når mindst 5 deltagere har besvaret målingen, kan du som administrator følge resultaterne i virksomhedsrapporten.