Trivselsmålinger går tæt på. Man beder medarbejdere om at give noget af sig selv - og ledere er udsat for en form for evaluering. Det er et stort ansvar at håndtere. I denne guide får I råd til, hvordan man undgår psykologiske og etiske faldgruber og i stedet skaber tryghed.
Guiden indeholder:
- Opmærksomhedspunkter og gode råd til HR/ledelse.
- Handout med opmærksomhedspunkter og gode råd til mellemledere.
Utryghed og modstand hos ledere og medarbejdere
At indgå i en trivselsproces, der involverer trivselsmålinger, kan skabe utryghed, modstand og endda frygt hos mellemledere og medarbejdere. Lederes utryghed eller modstand kan bunde i:
- Frygt for gabestokken: Når der oppefra igangsættes en undersøgelse, der også måler på ledernes daglige virke, kan det opleves som en gabestok eller udstillingsvindue. Det kan også opleves som en overvågning af deres ledelse. Lederne kan derfor reagere med modstand ud fra en logik om at beskytte sig selv.
- Usikkerhed om formålet: Lederne kan være usikre på, om der en skjult agenda, som ikke siges højt - fx at skille dårlige ledere fra.
Medarbejderes utryghed eller modstand kan bunde i:
- Usikkerhed med formålet: Også hos medarbejderne kan der være frygt for en skjult agenda - fx en kommende fyringsrunde.
- Manglende tillid: Der kan være manglende tillid til den øverste leder eller egen leder. Fx mistillid til, at anonymitet respekteres.
- Bekymring for en pseudoproces: Bliver trivselsmålingen overhovedet brugt til noget? Skal vi udøse vores hjerter til et skrivebordsdokument? Sådanne spørgsmål bygger ofte på dårlige erfaringer, der kan udløse modstand eller ligegyldighed.
Skab tryghed hos lederne
Skab tryghed hos lederne ved at være opmærksom på nedenstående punkter:
Vær ærlig om formålet
Kommunikèr tydeligt og ærligt, hvad formålene er med trivselsmålingen. Hvis der er tale om en evaluering af lederholdet, så skal det kommunikeres fra starten.
Læs guiden: Få styr på formål og udgangspunkt.
Inddrag tidligt i processen
Inddrag lederne meget tidligt i processen og få deres accept og ejerskab til det forestående arbejde.
Læs guiden: Engager og involver lederne tidligt i processen.
Inviter til sårbarhed - vis også din egen.
Vis og kommunikér, at lederne skal ikke skamme sig over en eventuelt dårlig måling. Målinger handler om at få tingene frem i lyset, så man kan handle på dem. Det er din/HRs/ledelsens opgave at støtte den enkelte leder i den proces.
Læs guiden: Engager og involver lederne tidligt i processen
Skab tryghed hos medarbejderne
Skab tryghed hos medarbejderne ved at være opmærksom på nedenstående punkter:
Kommunikér formålet
Overfor medarbejderne er det vigtigt med klar kommunikation omkring formålet. Kommunikér, hvorfor I sætter gang i en trivselsproces, så I undgår, at der bliver tale om gætterier. Det kan være en god ide, at det er ledelsen, der er afsender på formålet, så der fra toppen af er tydelighed og transparens.
Læs guiden: Få styr på formål og udgangspunkt.
Vær tydelig om processen
Kommunikér processen omkring trivselsmålingen og det efterfølgende trivselsarbejde. Det skaber tryghed, at medarbejderne ved, hvad der kommer til at ske. Og - måske allervigtigst - det imødegår frygten for, at der er tale om en pseudoproces. Hvis medarbejderne oplever, at der bliver handlet på baggrund af en trivselsmåling, vil de opleve kommende målinger som redskaber til forandring. Omvendt skaber det negative følelser, hvis trivselsmålinger ikke følges op af en klar proces. Næste gang vil de enten give deres besvarelser modvilligt eller ignorere målingen.
Læs guiden: Læg den gode plan for processen
Skab tryghed i forhold til anonymitet
Respekter anonymiteten i GAIS-målingen og forsøg ikke at omgå den.
Giv medarbejderne tryghed i, hvordan fritekstkommentarer vil blive brugt. Aftal med lederne, at de fx ikke bringer kommentarer op i plenum, da det ofte er nemt at identificere afsenderen på grund af skrivestil.
Aftal med lederne, hvordan I ønsker, de skal bruge dialogfunktionen i GAIS, hvis I vælger at slå den til. Dialogfunktionen giver mulighed for anonym dialog mellem leder og medarbejder på baggrund af de fritekstkommentarer, medarbejderen har afgivet. En tilgang kan fx være, at dialogfunktionen bruges til at give respons på ideer, inputs mm - men i tilfælde af meget kritiske kommentarer vil man opfordre medarbejderen til at fortsætte dialogen ansigt til ansigt enten med lederen eller en tillidsrepræsentant. Medarbejderne har et ansvar for at lade nogen agere på det, hvis de afgiver kritiske kommentarer.
Hvis der i organisationen er frygt for, at ledere vil forsøge at omgå anonymiteten ved at filtrere så kraftigt på resultaterne, at de kan gætte de enkelte medarbejderes besvarelser, kan I vælge:
- At slå funktionen filtrering fra på de delte udsnit, så lederne ikke kan filtrere på det udsnit af målingen, der er blevet delt med dem.
- At lade en ekstern konsulent analysere på og gennemgå resultaterne med de enkelte teams resultater.
Fra GAIS opfordrer vi stærkt til, at den enkelte arbejdsplads har gode etiske spilleregler i forhold til anonymitet og trivselsmålinger.
Klæd lederne på til at skabe tryghed i de enkelte teams
Klæd lederne på til at skabe tryghed i eget team ved at udlevere følgende guides til dem: