Best practice for nye lederes adgang til tidligere rapporter

Skal en ny leder af en afdeling have adgang til afdelingens tidligere rapporter? 

Det er et ret klassisk dilemma i forhold til målinger. Best practice ligger typisk i en balance mellem organisatorisk læring og hensynet til anonymitet og psykologisk tryghed. Her er de principper, man oftest arbejder efter.

Kvantitative resultater (scores) bør normalt deles historisk

Best practice er som udgangspunkt, at en ny leder får adgang til afdelingens historiske scores.

Argumenter:

• Trivselsmålinger bruges til organisatorisk læring og udvikling, ikke kun til evaluering af en bestemt leder.
• Den nye leder skal kunne forstå afdelingens udvikling over tid.
• Det giver bedre mulighed for at se mønstre, effekter af tidligere indsatser og aktuelle udfordringer.
• Det betragtes normalt som organisationsdata, ikke persondata om den tidligere leder.

Fritekstkommentarer bør håndteres mere restriktivt

Her er best practice ofte at være mere forsigtig. Der er forskellige veje at gå afhængigt af situationen. Nedenfor er skitseret 3 muligheder. 

MULIGHED 1: Del kun fritekstkommentarer fra seneste måling

Kan vælges, hvis man ønsker at fokusere på det aktuelle billede af trivsel eller arbejdsmiljø. 

Argumenter:

1. Kommentarer er ofte knyttet til en konkret kontekst: Fritekstkommentarer bliver skrevet i en bestemt situation, på et bestemt tidspunkt og i relation til en bestemt leder. Med en ny leder kan gamle kommentarer være rettet mod forhold, der ikke længere eksisterer.
2. Mindsker risikoen for personrettet kritik af tidligere ledere: Historiske kommentarer kan indeholde direkte kritik af en tidligere leder eller beskrivelser af konkrete konflikter eller samarbejdsproblemer.

   Hvis en ny leder læser disse kommentarer, kan det skabe et uhensigtsmæssigt fokus på personer eller bringe den nye leder i en vanskelig position i forhold til sin forgænger.

3. Styrker medarbejdernes tillid til anonymitet: Medarbejdere skriver fritekstkommentarer med en forventning om, at de bliver brugt i den aktuelle måling og i den aktuelle ledelseskontekst. Hvis kommentarer cirkulerer i mange år og læses af fremtidige ledere, kan det skabe bekymring for, at formuleringer kan spores tilbage. 

4. Hjælper den nye leder til at fokusere fremad: En ny leder har typisk mest brug for at forstå den aktuelle trivsel og hvilke forbedringer, der kan arbejdes med fremadrettet. Hvis man præsenterer mange års kommentarer, kan fokus let blive historisk og problemorienteret i stedet for handlingsorienteret.

MULIGHED 2: Del historiske kommentarer – men i redigeret form

Vælges, hvis man gerne vil have historikken fra kommentarerne med - men stadig fastholde anonymiteten ved at redigere identificerbare detaljer ud.  

Argumenter:

1. Indsigten i medarbejdernes perspektiver bevares: Selv i redigeret form kan kommentarerne hjælpe den nye leder til at forstå, hvad der ligger bag scores, og hvad der tidligere har fyldt i afdelingen. Dermed går historisk læring ikke tabt. 
2. Understøtter kontinuitet: Hvis afdelingen har arbejdet med bestemte problemstillinger i flere år, kan redigerede kommentarer hjælpe en ny leder med at forstå, hvad der tidligere er blevet sagt, og hvilke indsatser der måske allerede er forsøgt.
3. Opleves som mere transparent: Nogle organisationer oplever, at ledere finder det mere legitimt og troværdigt, hvis de kan se det oprindelige materiale – også selvom det er redigeret.

MULIGHED 3: Del temaer i stedet for rå data

Vælges, hvis man gerne vil beskytte anonymitet og sikre en konstruktiv brug af data. Her kan HR eller ledelsen lave en sammenfatning af de temaer, der går igen i kommentarerne i løbet af årene og dele det med lederen.

Argumenter:

1. Beskytter anonymitet og psykologisk tryghed bedst: En tematisk opsummering reducerer risikoen for genkendelige formuleringer, personrettet kritik. 
2. Kommentarer bliver sat i kontekst: Rå kommentarer kan være emotionelle, skrevet i en bestemt situation eller rettet mod en specifik leder. En tematisk analyse kan i stedet vise, hvad der reelt går igen, og hvilke temaer, der fylder mest.
3. Mindsker risikoen for misfortolkning: En ny leder kan let komme til at overfortolke enkelte kommentarer og fokusere på negative udsagn. En tematisk opsummering hjælper med at balancere billedet.