1. Hvad er en datafil, og hvordan fungerer den?
Datafilen er særdeles vigtig for en vellykket GAIS-måling. Det er derfor godt givet ud at gøre sig nogle overvejelser inden udarbejdelse af filen - og at arbejde grundigt og systematisk med opbygningen af den.
Uanset om du bruger organisation eller ikke, tager målinger udgangspunkt i en datafil for at få deltagerdata ind på GAIS-platformen. Datafilen indeholder alle relevante deltageroplysninger, der senere skal kunne laves selvstændige rapporter, eller filtreres, på baggrund af.
OBS: Download af skabelon til datafil for henholdsvis GAIS Pro og Premium/Enterprise findes nederst i artiklen.
Når filen uploades på platformen, vil oplysningerne blive indlæst i systemet, som de fremgår af datafilen, og deltagerne vil blive oprettet på baggrund af deres mailadresse og tilknyttede oplysninger. En datafil vil bestå af et antal rækker, hvor hver medarbejder har ’sin egen’ række og et antal kolonner (med unikke navne), svarende til de forskellige oplysninger, der skal ind i systemet, som vist herunder:
Yndlingsfrugt | Yndlingsfarve | Land | |
Testperson1@gais.dk | Banan | Blå | Danmark |
Testperson2@gais.dk | Æble | Grøn | Danmark |
Testperson3@gais.dk | Æble | Blå | Danmark |
Testperson4@gais.dk | Banan | Gul | Danmark |
Testperson5@gais.dk | Pære | Blå | Danmark |
Testperson6@gais.dk | Æble | Blå | Danmark |
Testperson7@gais.dk | Æble | Grøn | Danmark |
Testperson8@gais.dk | Æble | Blå | Danmark |
Hver person bliver oprettet med de oplysninger, der fremgår ud for deres mailadresse:
Yndlingsfrugt | Yndlingsfarve | Land | |
Testperson1@gais.dk | Banan | Blå | Danmark |
Sådan fungerer filtrering og udsnit
Vælger man i eksemplet at filtrere på baggrund for yndlingsfrugt: ”Æble” vil man se de samlede besvarelser for personer med ’Æble’ som yndlingsfrugt. I eksemplet er det: Testperson2@gais.dk, Testperson3@gais.dk, Testperson6@gais.dk, Testperson7@gais.dk og Testperson8@gais.dk.
Dataudsnit er en delmængde af en måling, eksempelvis en afdeling eller deltagere i en bestemt aldersgruppe. Det er en fordel at lave udsnitsrapporter, når I vil dele noget af en rapport med andre, men ikke ønsker at give adgang til hele rapporten. Udsnit kan laves på baggrund af et enkelt filter eller ved at kombinere flere filtre (fx funktion og lokation).
Deltageroplysninger kan ikke rettes på bagkant
Når en deltager besvarer en måling, vil dennes besvarelse blive gemt. Der kan ikke på bagkant ændres deltageroplysninger, hvis deltageren allerede har svaret. Det er derfor afgørende, at datafilen indeholder alle relevante oplysninger, og at disse er korrekte, når målingen sættes i gang. Er der oplysninger administrator ikke har, anbefales det, at kolonnen fortsat medtages i datafilen, men at ’Spørg medarbejder’ vælges i opsætningen.
2. Hvem skal med i datafilen?
Se vores anbefalinger til, hvem der skal deltage og ikke deltage i målingen.
3. Hvilke oplysninger skal med i datafilen?
Nedenfor er et overblik over obligatoriske og anbefalede oplysninger til datafilen. Hver række svarer til en kolonne i datafilen. Jo større organisationen er, jo flere af de anbefalede oplysninger vil man typisk have med.
OBS: Svarkategorier med mindst fem deltagere: Vær opmærksom på, at GAIS har en anonymitetsgrænse på fem. Det betyder, at der skal være mindst fem besvarelser i en filtrering og et dataudsnit for at kunne danne en rapport. Svarkategorierne under hver kolonne skal altså gerne indeholde mindst fem deltagere hver.
| Nødvendige oplysninger Oplysninger, der er nødvendige for at kunne holde styr på, hvem der skal inviteres til målingen | Navn | Angiv det fulde navn samlet i en kolonne. Vær opmærksom på, at der ikke optræder ekstra mellemrum i navnet. |
| Kolonnen kaldes: Email Ingen genbrug af mailadresser Brug helst ikke private mailadresser. | ||
| Obligatoriske oplysninger Oplysninger, der er obligatoriske på GAIS-platformen og indsamles til statistiske formål. | Fødselsdato | Bruges til at beregne aldersintervaller. Format: dd-mm-åååå (husk samme datoformat hele vejen igennem). |
| Alder | Udfyldes på baggrund af fødselsdato. Angives i intervaller som fx. 18-29 år, 30-39 år, 40-49 år osv. Det er vigtigt ikke at have for snævre grupper eller bare skrive brugerens alder, da der bliver svært at filtrere på, hvis man fx kun meget få personer i hver gruppe. I GAIS Premium/Enterprise tilbyder GAIS at beregne intervaller. | |
| Køn | Anbefales altid at udfylde datafilen med køn (Mand, Kvinde, Ønsker ikke at oplyse) eller alternativt med NA. | |
| Stilling | Anbefales altid at udfylde med stilling eller alternativt med NA. Hvis stilling ikke er i datafilen, vil GAIS automatisk bede deltageren om at vælge stilling ud fra en omfattende drop down-liste. | |
| Land | Udfyldes med det land, hvor den enkelte deltager fysisk har arbejdsplads (hvis der også ønskes nationalitet, kræver det en særskilt kolonne) | |
| Oplysninger om leder Oplysninger, der kobler relationen mellem medarbejdere og ledere. Bruges til en række funktioner. | Nærmeste leder | Her anføres nærmeste leders navn. Det åbner op for flere funktionaliteter, som fx muligheden for dialog (anonymt) mellem leder og medarbejdere og at nærmeste leders navn vises for den enkelte deltager i målingen. OBS: Husk helt identisk stavemåde med navnekolonne |
| Nærmeste leder mail | Her anføres nærmeste leders email. | |
| Oplysninger til filtrering Oplysninger, der ønskes brugt til selvstændige delrapporter eller til at filtrere i data på forskellig vis. Vælg det, der giver mening i jeres organisation. | Organisering | Her laves en kolonne for hvert niveau af rapporter, man ønsker (fx Division, Afdeling, Team). Antal kolonner defineres ud fra det sted i organisationen, hvor der er flest niveauer. Kolonnerne navngives efter, hvad virksomheden kalder de forskellige niveauer i organisationen. For ledere skrives der NA i den enhed, de er direkte leder for, mens der udfyldes i alle rapportniveauer opefter (på den måde indgår lederens besvarelse ikke i den enhed, han er leder for men i alle niveauer over). Hvis en medarbejder fx ikke er en del af et team - men i en afdeling, der er en del af en division - skrives der NA i kolonnen “Team”, afdelingsnavn i kolonnen “Afdeling”, og divisionsnavn i kolonnen “Division”. |
| Lokation | Her angives lokation, hvis der er brug for at kunne se på særskilte lokationer. | |
| Ansættelsesform | Hvis virksomheden har mange timelønnede, kan det være en fordel at kunne opdele i fx timelønnet, funktionærer, lærling. | |
| Ansættelsesdato | Bruges til automatisk at beregne anciennitetsintervaller. Format: dd-mm-åååå (husk samme datoformat hele vejen igennem) | |
| Anciennitet | Udfyldes på baggrund af ansættelsesdato. Angives i intervaller som fx. 0-2 år, 3-5 år, 6-9 år, 10+ år osv. I GAIS Premium/Enterprise tilbyder GAIS at beregne intervaller. | |
| Rolle/funktion | Bruges til at kunne filtrere data på funktion. Gør, at man kan se rapporter for ledergrupper på forskellige niveauer. Fx Direktion Funktionschef Teamleder Medarbejder. | |
| Oplysninger vedr. præferencer. Oplysninger, der angiver, hvordan den enkelte skal modtage og deltage i målingen. | Sprog | Her skrives det sprog, deltageren skal besvare målingen på. GAIS platformens defaultsprog er engelsk, så selv hvis alle medarbejdere taler dansk, er det vigtigt at have sprogkolonnen med, så er I sikre på, at alle automatiserede mails sendes ud på det korrekte sprog. |
| Distributionsform Kun muligt i GAIS Premium/Enterprise | Udfyldes med “code” eller “mail” (husk små bogstaver). Man kan skrive “code, mail” hvis man ønsker at de skal have begge dele (fx hvis medarbejdere ikke bruger den mail, de har). |
4. Tjekliste: Sådan kvalitetssikrer du datafilen?
5. Skabeloner til datafil
Vedhæftet finder du skabeloner til datafil til:
- GAIS Pro (dansk og engelsk)
- GAIS Premium/Enterprise (dansk og engelsk)
Var denne artikel nyttig?
Fantastisk!
Tak for din feedback
Beklager, at vi ikke var nyttige
Tak for din feedback
Feedback sendt
Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen