Tjekliste til datafilen

Inden du uploader din datafil til GAIS-platformen, er det vigtigt, at filen er renset og tjekket grundigt igennem. GAIS-platformen forstår kun det, du giver den – så fejl i filen betyder fejl i det, du ser i platformen.

Er du GAIS Premium-kunde? Så kvalificerer din GAIS-specialist filen for dig. Men det er stadig vigtigt, at du sender en ryddelig og fejlfri fil.

Brug denne tjekliste, før du sender din datafil:

✅ Format

• Gem filen som CSV (kommasepareret)

• Undgå formatering, formler og farver – kun rå data

•  Ryd op i filen

• Fold alle skjulte kolonner og rækker ud

• Fjern personfølsomme oplysninger (CPR-nr., private mailadresser, mm.)

• Slet kolonner, I ikke skal bruge
  
  

✅ Ensret navne og værdier

• Brug samme stavemåde hele vejen igennem

  • Fx skriv altid “Anders A. Hansen” – ikke “Anders A Hansen” eller “Anders Anker Hansen”

• Hold kønsbetegnelser, titler og afdelingsnavne ensartede

  • Fx “Kvinde” hele vejen – ikke “kvinde”, “K” eller “Dame”
    
    

✅ Undgå fejl og rod

• Fjern ekstra mellemrum før/efter navne og værdier

• Vær opmærksom på store/små bogstaver og stavefejl

• Brug konsekvent notation for manglende data, fx N/A – ikke “NA” eller “n / a"
  
  Ved at følge denne tjekliste sikrer du, at datafilen kan bruges direkte og korrekt i GAIS – og at I får det fulde udbytte af jeres måling.
  
  
  

Inden I uploader jeres datafil til GAIS-platformen, er det vigtigt, at den er kvalificeret og tjekket igennem for fejl.

For GAIS Premium kunder kvalificerer jeres tilknyttede GAIS-specialist filen for jer, men inden I sender den til GAIS-specialisten, er det vigtigt, at den er renset for diverse stavefejl og skjulte kolonner, som kan skabe forvirring senere her.

GAIS platformen ved kun det, vi fortæller den, og derfor er det vigtigt ikke at fodre den med forkert data eller data, der kan misforståes.

1. Vælg det rigtige format

Datafilen som uploades til GAIS, skal være ren, rå data og derfor anbefaler vi at man gemmer datafilen som CSV. 

2. Ingen hemmeligheder

Husk at folde alle skjulte kolonner og rækker ud. Her kan gemme sig mange fejl, som kan skabe problemer på platformen.

3. Vær konsistent

Det er vigtigt at stave navne, titler, mm. på samme måde. Platformen vil læse Anders A Hansen, Anders A. Hansen og Anders Anker Hansen som tre forskellige personer. Det er derfor vigtigt at være konsistent med stavemåder på navne, titler, etc.

Ligeledes er det vigtigt at være opmærksom på stavefejl og store og små bogstaver. Hvis man skriver Kvinde et sted og kvinde eller Kvide, så har man altså tre forskellige køn.

Hvis du i 2019 har kaldt alle kvinder for K, Damer eller hunkøn og så i 2023 laver det om og skriver Kvinde, så vil du ikke kunne se tidsudvikling, da platformen ikke kan læse, men blot forstår, at vi har tilføjet endnu et køn.

Derfor er det vigtigt at grundig, når man sætter CSV-filen op og vælger navne til kategorier, afdelinger, mm.

4. Vær opmærksom på de små ting

Når I kigger efter stavefejl, så vær også opmærksom på ekstra mellemrum, mellemrum efter navne og eventuelle kommaer, som ikke hører hjemme.

Hvis der står "Marina Jensen" og "Marina Jensen  " (med et ekstra mellemrum efter) læses dette som to forskellige navne, derfor skal ekstra mellemrum fjernes.

Hvis I har en kolonne, hvor der står N/A - så husk at der ikke må stå "NA" eller "N / A"

5. Slet hvad I ikke skal bruge

Hvis I har kolonner med personfølsomme data, skal de slettes. Når filen uploades til Organisation på GAIS-platformen kan man vælge "Brug ikke" på de kolonner, man ikke vil bruge som filtre, men CSV-filen gemmes stadig på platformen - også de kolonner, der ikke kan ses.  

I det hele taget er det en god idé at slette de kolonner, der ikke skal bruges. Det gør datafilen mere overskuelig, når den skal opdateres og mindsker risikoen for fejl.

Download vores tjekliste til den gode datafil