Best practice for, hvornår man opretter og deler handleplaner

Det er nemt at oprette handleplaner i GAIS Handlingscenter.

Nedenstående guide handler om best practice for, hvornår man skal oprette og dele handlinger på baggrund af en måling.

1. Handleplaner på baggrund af APV-målingen

Hvis APV'en identificerer arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses med det samme, skal der udarbejdes en skriftlig handlingsplan.

Det betyder, at man ikke frit kan vælge, om man vil lave handleplaner på APV-resultater. Hvis APV-processen afdækker problemer eller risici, som kræver en indsats over tid, er handlingsplanen en lovpligtig del af APV'en.

Prioritér efter alvor og konsekvens

Vi anbefaler at oprette en handleplan, når et tema opfylder mindst ét af følgende kriterier:

Udgør en risiko for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed. Disse risiko-spørgsmål har ja/nej som svarkategorier i GAIS. Og her er en enkelt tilkendegivelse af risiko nok til, at det bør udløse en handleplan.
Har at gøre med krænkelser: der bør altid handles ved tilkendegivelse af krænkende handlinger
Påvirker trivsel eller samarbejde væsentligt
Har betydning for sygefravær eller personaleomsætning
Er et tilbagevendende problem fra tidligere målinger
Berører en større del af medarbejdergruppen

Kombinér score med kommentarer

Hvis fritekstkommentarer giver indikationer på udfordringer, der ikke nødvendigvis kommer tydeligt frem i de kvantitative svar, bør man oprette en handleplan for at undersøge problematikken nærmere.

Eksempel: Hvis samarbejde gennemsnitligt scorer rimeligt, men kommentarer beskriver konflikter, manglende videndeling eller silotænkning blandt nogle medarbejdere, vil det ofte være relevant at lave en handleplan.

Se efter udvikling over tid

Det kan være mere bekymrende, at et område falder markant fra sidste måling, end at det ligger lidt under gennemsnittet.

Overvej derfor handleplaner når:

Resultaterne er blevet dårligere siden sidste måling
Tidligere indsatser ikke har haft den ønskede effekt
Et område gentagne gange fremstår som en udfordring

2. Handleplaner på baggrund af trivselsmålingen

Ved trivselsmålinger er der ikke samme lovmæssige krav om handleplaner som ved APV'er. Derfor bør beslutningen om at oprette en handleplan primært baseres på, om resultaterne peger på et relevant udviklings- eller risikoområde, som det giver mening at arbejde systematisk med.

Hvornår er en handleplan relevant

En handleplan er typisk relevant, når:

Et tema scorer markant lavere end ønsket.
Der ses en negativ udvikling siden sidste måling.
Medarbejdere peger på de samme udfordringer i kommentarer.
Udfordringen har betydning for trivsel, engagement, samarbejde eller fastholdelse.
Der er et tydeligt forbedringspotentiale, som organisationen kan påvirke.

Se bagom tallene

En lav score bør ikke automatisk udløse en handleplan. Det er vigtigt at forstå konteksten:

Er problemet udbredt eller begrænset til få medarbejdere?
Er der tale om et nyt problem eller en tilbagevendende udfordring?
Bekræfter kommentarer og dialoger, at der er behov for en indsats?

Ofte giver workshops efter målingen et bedre grundlag for at beslutte, hvilke handleplaner der skal oprettes.

Prioritér frem for at handle på alt

Det kan være fristende at oprette handleplaner for alle områder med middel eller lave scorer, men erfaringen viser, at man ofte får større effekt ved at fokusere på få, vigtige indsatser. Overvej derfor:

Hvilke temaer betyder mest for medarbejdernes trivsel?
Hvor kan vi skabe den største forbedring?
Hvilke indsatser har vi ressourcer og mandat til at gennemføre?

Mange teams vil have størst udbytte af at arbejde målrettet med 1-3 prioriterede indsatsområder frem for 10 mindre initiativer.

Husk også at handle på styrker

Handleplaner behøver ikke kun handle om problemer. Hvis målingen viser særlige styrker, kan det være værdifuldt at lave planer for at bevare eller udbrede dem.

Det sender et signal om, at trivselsmålingen ikke kun bruges til at finde fejl, men også til at understøtte det, der allerede fungerer godt.

3. Best practice for deling af handleplaner

Alle, der skal handle på planen eller påvirkes af den, bør have indsigt i den – men kun i det omfang det er nødvendigt.

Som udgangspunkt bør handleplaner deles med de medarbejdere og ledere, der enten:

Er berørt af problemstillingen
Skal bidrage til løsningen
Har ansvar for at gennemføre handlingerne

Medarbejderne i den berørte enhed

Hvis handleplanen udspringer af en måling for en afdeling eller et team, bør medarbejderne som minimum informeres om:

Hvilke udfordringer der er identificeret
Hvilke indsatser der sættes i gang
Hvem der har ansvaret
Hvornår der følges op

Det er ikke nødvendigvis alle detaljer, der skal deles, men medarbejderne bør kunne se, at deres tilbagemeldinger bliver taget alvorligt.

Den ansvarlige leder

Lederen for den berørte enhed bør altid have adgang til handleplanerne, da vedkommende ofte har ansvar for:

Prioritering af indsatsen
Ressourcer og opfølgning
Kommunikation med medarbejderne
Kommunikation med Arbejdsmiljøudvalget (AMU)

Arbejdsmiljøudvalget

Ved APV-målinger bør arbejdsmiljøgruppen/udvalget involveres i

Prioritering af indsatser
Opfølgning på gennemførelse
Evaluering af effekten

Det gælder særligt ved større eller tværgående arbejdsmiljøproblemer.

Samarbejdsudvalg eller MED-udvalg

I mange organisationer deles overordnede APV-resultater og centrale handleplaner også med MED- eller samarbejdsudvalg, så arbejdsmiljøindsatsen kan koordineres på tværs af organisationen.

HR eller eksterne konsulenter kan have behov for adgang til handleplaner for at:

Understøtte lederne
Identificere mønstre på tværs af organisationen

4. Vær forsigtig ved følsomme forhold

Hvis en handleplan vedrører følsomme forhold, fx konflikter, krænkende handlinger eller problemer i meget små grupper, bør delingen ske med omtanke.

I sådanne tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at:

Dele selve indsatsen, men ikke baggrundsoplysninger
Begrænse adgangen til personer med et reelt behov
Sikre, at enkeltpersoner ikke kan identificeres

Læs her, hvordan du opretter og deler handlinger.