GAIS Handlingscentret del 1 af 2: Opsæt handlingscenter og tildel rettigheder

Denne artikel er del af en artikelserie på to dele. Se del to her.

Brug Handlingscenteret til at holde styr på de handlinger, der sættes i gang på tværs af målinger. 

Handlinger kan oprettes ifm. APV-målinger men også alle andre typer GAIS-målinger. 

Med Handlingscentret kan I oprette handlinger, tildele ansvar, dele handlinger, sætte deadline, definere vigtighed mm - kort sagt holde overblik over jeres handlingsplaner. Handlinger kan eksporteres og printes ud og bruges som dokumentation overfor fx Arbejdstilsynet.

Aktivér Handlingscenter

For at benytte handlingscentret skal du først aktivere "Handlinger" på din virksomhedsprofil:

Gå til indstillinger:

Definér rettigheder

Under punktet Handlinger tildeler du rettigheder til at se, oprette, redigere, slette og dele handlinger. 

Virksomhedsadministratorer 

Alle virksomhedsadministratorer har rettigheder til alt - det vil sige at oprette, redigere, slette og dele handlinger. 

Du kan også give virksomhedsadministratorer rettighed til at kunne se samtlige handlinger, der er oprettet i organisationen. Det gør det muligt for administratorer at have det samlede overblik over, hvad der er igangsat i organisationen.

Ledere

Du kan sætte flueben ved, at ledere i organisationen kan se og oprette handlinger. Ledere er de personer, der er angivet under kolonnen Nærmeste leder i datafilen. 

Du kan også vælge, hvem ledere kan dele handlinger med. Her kan du vælge mellem:

• Ingen
• Alle i organisationen
• Egen leder: Altså lederens nærmeste leder
• Egne medarbejdere: Ledere kan dele med egne medarbejdere
• Egne afdelinger: Den eller de afdelinger, som lederen indgår i
• Modtagergrupper: Modtagergrupper, som du definerer (se nedenfor)
• Udvalgte afdelinger: Her kan vælges mellem alle de afdelinger, der indgår i organisationen
• Specifikke personer: Handlinger kan deles med specifikke personer, der indgår i datafilen 

OBS: Hvis nogle af jeres ledere har flere afdelinger under sig, vil det være en fordel at vælge, at ledere kan dele handlinger med "Egne medarbejdere" i stedet for "Egne afdelinger" . På den måde kan lederne dele handlinger med medarbejdere, selvom de er i forskellige afdelinger. 

Ved oprettelse og deling af den konkrete handling kan lederen vælge, om det er medarbejdere i den ene eller anden afdeling, den skal deles med. 

Læs om at oprette og dele konkrete handlinger her. 

Alle

Du kan sætte flueben ved, at alle i organisationen kan se og oprette handlinger. Det gælder altså både medarbejdere og ledere.  

Du kan også vælge, hvem alle dem, der opretter handlinger, kan dele dem med. 

• Ingen
• Alle i organisationen
• Egen leder: Nærmeste leder, som det fremgår af daafilen
• Egne afdelinger: Den eller de afdelinger, som man indgår i
• Modtagergrupper: De definerede modtagergrupper (se nedenfor)
• Afdelinger: Her kan vælges mellem alle de afdelinger, der indgår i organisationen
• Specifikke personer: Handlinger kan deles med specifikke personer, der indgår i datafilen

Modtagergrupper 

Der er også mulighed for at oprette modtagergrupper, der kan dele eller få tildelt handlinger - dette kan f.eks. være virksomhedens AMU-medarbejdere, der kan være spredt på afdelinger og funktioner. Modtagergrupper oprettes under Organisationen -> Grupper -> Opret gruppe. Her kan du oprette og navngive modtagergruppen samt vælge medlemmerne ved at:

• Indtaste navn eller mail på personer, der skal inviteres
• Navngive gruppen 
  
  

Modtagergruppen vil nu være synlig på listen. For at benytte modtagergruppen skal du gå til din Virksomhedsprofil, der findes i menuen i øverste højre hjørne med virksomhedens navn. Herefter tryk på Indstillinger - herfra kan du definere rettigheder vedr. oprettelse og modtagelse af handlinger, på samme måde som med ledere og medarbejdere beskrevet tidligere. 

Nu er Handlingscentret slået til, og der kan oprettes handlinger. Se hvordan gør dette i del to af denne artikelserie.