Handlingscenteret: Sådan oprettes handlinger

Brug Handlingscenteret til at holde styr på de handlinger, der sættes i gang på tværs af målinger. 

Handlinger kan oprettes ifm. APV-målinger men også alle andre typer GAIS-målinger. 

Med Handlingscentret kan I oprette handlinger, tildele ansvar, dele handlinger, sætte deadline, definere vigtighed mm - kort sagt holde overblik over jeres handlingplaner.

Handlinger kan eksporteres og printes ud og bruges som dokumentation overfor fx Arbejdstilsynet. 

Guidens indhold: 

1. Aktivér handlingscenter

2. Her oprettes handlinger

3. Sådan oprettes handlinger

4. Overblik over alle handlinger

5. Eksport af handlinger

1. Aktivér Handlingscenter

For at benytte handlingscentret skal du først aktivere "Handlinger" på din virksomhedsprofil:

Gå til indstillinger:

Under punktet Handlinger tildeler du rettigheder til at se, oprette, redigere, slette og dele handlinger. 

Virksomhedsadministratorer: 

Alle virksomhedsadministratorer har rettigheder til alt - det vil sige at oprette, redigere, slette og dele handlinger. 

Du kan også give virksomhedsadministratorer rettighed til at kunne se samtlige handlinger, der er oprettet i organisationen. Det gør det muligt for administratorer at have det samlede overblik over, hvad der er igangsat i organisationen.

Ledere: 

Du kan sætte flueben ved, at ledere i organisationen kan oprette handlinger. Ledere er de personer, der er angivet under kolonnen Nærmeste leder i datafilen. 

Du kan også vælge, hvem ledere kan dele handlinger med. Her kan du vælge mellem:

• Ingen
• Alle i organisationen
• Egen leder: Altså lederens nærmeste leder
• Egen afdeling/afdelinger: Den eller de afdelinger, som lederen indgår i
• Udvalgte afdelinger: Her kan vælges mellem alle de afdelinger, der indgår i organisationen
• Medarbejdere: Handlinger kan deles med medarbejdere

Alle:

Du kan sætte flueben ved, at alle i organisationen kan oprette handlinger. Det gælder altså både medarbejdere og ledere.  

Du kan også vælge, hvem alle dem, der opretter handlinger, kan dele dem med. 

• Ingen
• Alle i organisationen
• Egen leder: Altså nærmeste leder, som det fremgår af datafilen
• Egen afdeling/afdelinger: Den eller de afdelinger, som man indgår i
• Udvalgte afdelinger: Her kan vælges mellem alle de afdelinger, der indgår i organisationen
• Medarbejdere: Handlinger kan deles med medarbejdere

Nu er Handlingscentret slået til, og der kan oprettes handlinger. 

2. Her oprettes handlinger

Du kan oprette handlinger direkte fra Handlingscenteret eller fra rapporten. 

1. Opret handlinger via Handlingscentret

2. Opret handlinger direkte i din virksomhedsrapport 

Det kan du dels gøre under punktet Heatmap:

Hvis du er administrator for virksomheden, vil du kunne se knappen Handlinger i øverste, højre hjørne af rapporten. Herfra kan du også oprette nye handlinger og se, hvilke handlinger du selv har oprettet ud fra de enkelte faktorer i denne rapport. Er din handling ikke tilknyttet en faktor, vises den ikke her, men kun i handlingscenteret.

3. Sådan oprettes handlinger

Uanset hvordan og hvorfra du opretter dine handlinger, vil opsætningen se ud som beskrevet herunder:

Under punktet Detaljer kan du gøre følgende:

• Navngiv handlingen
• Vigtighed: Angiv handlings vigtighed
• Beskrivelse (valgfrit)
• Enhed: Definér, hvem handlinger relaterer sig til. "Enhed" henviser til de afdelinger og teams du har sat op i din organisation.
• Ansvarlig: Definér, hvem der er ansvarlig for handlingen. Vær obs på at dette er din handling. Dvs. at den ansvarlige ikke kan se handlingen, medmindre du deler den med hans eller hendes enhed.
• Måling og Faktor: Her angiver du hvilken måling og faktor, handlingen knytter sig til
• Deadline: Sæt en deadline for handlingen
• Status: Giv handlingen en status og ændr status i løbet af arbejdet med handlingen. 

Under punktet Opgaver kan du oprette del-opgaver til din handling.

Under punktet Deling kan du dele dine handlinger med andre i organisationen. Delingsmuligheder er inddelt i tre kategorier:

1. Afdelinger/teams
2. Personer
3. Alle personer i organisationen

Administratorer: Som administrator har du pr definition rettigheder til at dele handlinger både med udvalgte afdelinger/teams, udvalgte personer eller med alle i organisationen

Ledere: Afhængigt af, hvilke delingsrettigheder, du har givet ledere i virksomhedsprofilen, vil ledere kunne dele handlinger med afdelinger/teams, udvalgte personer eller alle i organisationen.

Medarbejdere: Afhængigt af, hvilke delingsrettigheder, du har givet alle i organisationen via virksomhedsprofilen, vil alle medarbejdere og ledere kunne dele handlinger med afdelinger/teams, udvalgte personer eller alle i organisationen.

Når du har valgt, hvem du vil dele handlingen med, skal du vælge, hvad de har af rettigheder på din handling.

Her kan vælge mellem:

• Kun visning
• Alle kan redigere
• Alle kan redigere og dele

4. Overblik over alle handlinger

Under punktet Handlinger i den øverste bjælke finder du overblikket over alle dine oprettede handlinger og handlinger, der er delt med dig. Hvis du i virksomhedsprofilen har slået til, at administratorer kan se alle oprettede handlinger i organisationen, vil det samlede overblik fremgå her.

Overblikket viser alle handlinger på tværs af målinger og målingstyper. Her kan du også oprette nye handlinger samt redigere og dele eksisterende handlinger.  

Via søgefunktionerne i menuen i venstre side kan du sortere og hente handlinger frem efter behov. Sortér fx i forhold til deadline, status, vigtighed, målingstype eller ansvarlig. 

Du kan også søge og sortere handlinger ift. det tidpunkt, de er blevet oprettet.

5. Eksport af handlinger

Via knappen Eksporter har du mulighed for at eksportere alle eller udvalgte handlinger til PowerPoint eller PDF.