2. Redigér og opdater din organisation

Opdatering af organisation i GAIS

Når organisationen er oprettet på GAIS-platformen, er det vigtigt løbende at opdatere den – fx ved ændringer i afdelinger, titler, anciennitet eller ved til- og fratrædelse af medarbejdere. Vi anbefaler at lave alle opdateringer, inden målingen sættes i gang. Men visse opdateringer kan dog laves, mens målingen kører. Læs guide til opdatering af datafil.

OBS: Bemærk, at Organisation hører til i vores betalte abonnementer. Støder du på noget, du ikke har adgang til, så kontakt os evt. for at høre mere om vores abonnementer.

Sådan opdateres organisationen

• Tryk på fanen Organisation øverst i bjælken 
  Her finder du dit overblik over jeres organisation, så som medarbejdere, teams, afdelinger, ledere osv.
  
• Download eksisterende datafil
  Her kan du downloade tidligere datafil for din organisation
  
• Gem en datomærket kopi af datafilen

            Det er vigtigt at holde styr på de forskellige versioner af datafilen. Gør det til en vane at lave en kopi af filen, når du                 skal lave ændringer - og navngiv den med den aktuelle dato.

• Rediger datafilen
  Tilføj nye medarbejdere, opdater titler eller slet fratrådte medarbejdere. Husk at udfylde alle felter for tilføjede deltagere. Tjekliste til den gode datafil.
  
  

• Upload den opdaterede fil
  Klik på Opdater organisation og upload den nye fil. Systemet genkender automatisk tidligere kolonneopsætning, hvis der ikke er tilføjet nye kolonner – tjek, at alt ser korrekt ud.

Opdatering af organisation mens målingen er i gang

Selvom vi anbefaler at lave alle ændringer i organisationen, inden en måling går i gang, er det muligt at opdatere organisationen, selvom en måling er i gang. Ændringerne træder i kraft med det samme.

OBS: Det er kun muligt at lave ændringer for deltagere, der IKKE har besvaret målingen. Når en besvarelse er lavet, er den låst, og der kan ikke længere laves ændringer. 

Ændringer som kan foretages, mens målingen er i gang:

✅ Nye medarbejdere kan inviteres

✅ Fratrådte medarbejder kan slettes fra deltagerlisten, hvis du er sikker på, at de IKKE har besvaret målingen. 

✅ Opdaterede oplysninger på den enkelte deltager, hvis de IKKE har besvaret målingen

Ændringer, du IKKE må foretage, mens målingen er i gang:

❌ Navne på kolonner - dette vil skabe problemer på tværs af hele målingen. 

❌ Ændringer i intervaller, som fx alder eller anciennitet

Når du har opdateret din datafil, så uploader du den og gennemgår de forskellige opsætninger i organisationen igen. Se guide til opretning af organisation. 

OBS: Tjek eventuelt den enkelte medarbejder under deltagerlisten for at sikre, at oplysningerne er korrekt opdateret

OBS: De rettelser, som er blevet lavet i datafilen, er nu også tilgængelige i den igangværende måling. Du skal blot huske at sende invitationen til de nye deltagere.