Når du opretter din organisation i GAIS,  så er det meget lettere at holde styr på dine data og målinger – både nu og fremover. 

Vær opmærksom på, at GAIS Organisation hører til i betalte abonnementer.

Hvad er en GAIS Organisation?

Organisationen er den struktur og de “relationer”, som etableres via en datafil, der uploades på GAIS platformen.  

Eksempler: Hvilke medarbejdere der hører under hvilke ledere, hvem der hører til en given afdeling, hvilke sprog de forskellige deltagere taler osv. 

Se introduktionsvideo til GAIS Organisation her.

Sådan finder du Organisation på din virksomhedsprofil  

Når du går ind på din virksomhedsprofil, finder du Organisation i den øverste barre.

Organisation oprettes på baggrund af datafil

For at oprette en organisation skal du uploade en datafil med informationer om dem, der skal deltage i målinger. I bunden af denne artikel kan du downloade en datafilsskabelon til GAIS Pro og GAIS Premium/ Enterprise her.

✅ Tjek at din datafil er korrekt - det er meget vigtigt for at få et godt udbytte af dine målinger. 
Se vores guide til at lave den gode datafil.

Opret Organisationen

Når du har tjekket, at din datafil er klar, kan du oprette din organisation. Det gør du ved enten at klikke på "Opret din organisation" eller ved at trække filen ind i det grønne felt. 

Tip: Har du fået uploadet den forkerte fil? Bare rolig – du kan altid starte forfra og uploade den korrekte fil. 

Videre opsætning af Organisation

Efter upload kan du se, hvor mange personer der er fundet i filen. Hvis din fil f.eks. indeholder 124 personer, vil du kunne se, at GAIS har registreret 124 navne og e-mails. Du kan klikke på INFO for at se en liste over navne og e-mailadresser.

Når det hele ser korrekt ud, klikker du på "Næste"

Nærmeste leder

Hvis du har en kolonne med nærmeste leder, så tryk ja. Efterfølgende vælger du nærmeste leders email i drop-down menuen. 

OBS: Vi kobler med nærmeste leders email, fordi email er en unik identifikation på GAIS-platformen. Hvis vi blot brugte nærmeste leders navn, kunne vi risikere, at der var to ledere med det samme navn, og så ville platformen ikke vide, hvilken af disse ledere, den skulle koble til den enkelte medarbejder. 

I spørgeskemaet vil nærmeste leders navn dog blive vist for den enkelte deltager og ikke emailen. 

Afdelinger & Teams

Du bliver nu spurgt, om der findes en kolonne i filen med afdelinger eller teams. Nu vælger du afdelinger eller teams i drop-down menuen. På baggrund af dine valg bliver der automatisk oprettet dataudsnit, men du kan altid tilføje flere efter behov.

Distribution (mail eller kode)

Hvis nogle medarbejdere ikke har e-mail, kan de i stedet besvare målingen via en unik kode.

Vær opmærksom på, at denne funktion hører til i GAIS Premium/Enterprise abonnement.

Hvis du ønsker at benytte koder til indsamling af besvarelser, skal du have en kolonne i din datafil, der hedder distribution. Her skriver du enten "mail" eller "code" for hver person, afhængigt af hvordan de skal besvare. Du kan læse mere i guiden: Udsend måling med brug af kodeløsningen. 

Når du har matchet distributionskolonnen, vil du kunne se, hvor mange der skal besvare via mail og hvor mange med kode.

Sprog

Vi anbefaler kraftigt, at din datafil også indeholder en kolonne med sprog. Hvis du ikke angiver et sprog, vil GAIS automatisk sende målingen ud på engelsk – også selvom alle i virksomheden taler dansk. Med en sprogkolonne kan du sikre, at målingen sendes ud på det rigtige sprog til hver enkelt medarbejder, så længe sproget findes i GAIS. 

Du kan finde de sprog vi tilbyder her: Udsend målingen på forskellige sprog

Filtre

Nu skal du mappe din datafil med systemet – altså fortælle GAIS, hvilke oplysninger fra din datafil, der skal bruges som filtre i målingen. Hvis du vil hente informationerne fra filen, så vælger du blot hentes fra min datafil. Vi opfordrer til, at man altid henter data fra datafilen, hvis de optræder der. Så "forstyrrer" man nemlig deltagerne mindst muligt med baggrundsspørgsmål, de skal svare på. 

Der findes tre typer filtre:

1. Auto-oprettede filtre
Hvis du tidligere har angivet information om ledere og afdelinger/teams, bliver disse automatisk oprettet som filtre.

2. Obligatoriske filtre 

GAIS indsamler altid oplysninger om alder, køn, stilling & land. Her skal du vælge, om oplysningerne skal:

• Hentes direkte fra din datafil, eller

• Om deltagerne skal spørges i selve målingen

3. Øvrige filtre
Dine øvrige filtre er nogle, du selv tilføjer. Her skal du angive, om du vil hente data fra din datafil eller spørge medarbejderen. Hvis du vil hente dem fra filen, så vælger du blot hentes fra min datafil

OBS: Under Nærmeste leder skal du her vælge Nærmeste leder og IKKE Nærmeste leder email. Det sikrer, at du efterfølgende kan filtrere på nærmeste leders navne og ikke deres emailadresser. 

Godkend din Organisation

Når ovenstående er på plads, får du et samlet overblik over din organisation.
Tjek, at alle oplysninger er korrekte, og klik derefter på "Godkend og opret organisation".

Hvis du skal rette noget, kan du altid gå tilbage. Du kan også vælge at starte helt forfra ved at klikke på punktet "Intro" og uploade en ny fil.

Overblik over din Organisation

Efter oprettelsen får du en oversigt over hele din organisation og de informationer, der er registreret.
Du kan se detaljer under hvert menupunkt og tjekke, hvornår organisationen sidst blev opdateret. 

Tip: Hvis der sker ændringer, kan du altid opdatere organisationen med en ny datafil, downloade info eller andet.