Denne guide hjælper jer til at få lavet en god kommunikationsplan til jeres trivselsproces. Den gennemgår kommunikationsplanens vigtigste elementer, og I kan downloade en pdf med skabelon til jeres egen kommunikationsplan.
Sammenhæng mellem kommunikations- og procesplan
Kommunikationsplanen giver overblik over al den kommunikation, der er forbundet med trivselsprocessen. Trivselsarbejde er en levende proces, der kræver løbende kommunikation. Vi anbefaler derfor, at kommunikationsplanen er et levende dokument, der udbygges og opdateres i takt med at trivselsarbejdet skrider frem.
Kommunikationsplanen hænger meget tæt sammen med procesplanen.
- Procesplanen giver overblik over, hvad der skal ske for forskellige aktører på forskellige tidspunkter
- Kommunikationsplanen giver overblik over, hvad der skal kommunikeres, hvordan det skal kommunikeres og ad hvilke kanaler.
Indholdet/ de forskellige elementer i kommunikationsplanen kommer i høj grad fra de forskellige steps i procesplanen.
Nedenfor finder I en masse inspiration til jeres egen kommunikationsplan. Tag det, I kan bruge, og som passer til jeres organisation og situation.
Kommunikationsplanens elementer
Professionel kommunikation handler i bund og grund om at tilpasse kommunikationen til målgruppen.
Som afsender skal man:
- Have et kendskab til de målgrupper, der er i spil
- Være bevidst om, hvad man vil opnå med sin kommunikation.
- Forberede et klart budskab
- Overveje målgruppens reaktioner
- Vælge kommunikationskanaler
- Vælge timing
- Have en klar aftale om, hvem der har ansvaret for de forskellige dele af kommunikationen
Disse syv elementer udgør det forslag til en kommunikationsplan, som vi udfolder her guiden. Elementerne bygger på bogen “Ledelseskommunikation” af kommunikationsforskerne Marianne Wolff Lundholt og Anette Uldall. Hvis I ønsker en grundigere indføring i god ledelseskommunikation, kan I gennemføre GAIS programmet: “Kommunikation, der indfrier dine mål”, der er lavet i samarbejde med Marianne Wolff Lundholt.
I det følgende uddybes, hvad der ligger i de enkelte elementer.
Forstå målgruppernes behov
Hvem skal I kommunikere til? Et for stort fokus på budskabet kan have tendens til at overskygge fokus på målgruppen, og det kan resultere i, at budskabet i sidste ende ikke rammer målgruppens behov.
Disse spørgsmål kan hjælpe jer til at forstå målgruppens behov i forskellige situationer i løbet af trivselsprocessen:
- Hvad ved målgruppen allerede?
- Hvad vil de gerne vide?
- Hvad tror de, de ved?
- Hvad er nyt for dem?
Herunder er et eksempel på, hvordan disse spørgsmål kan bruges til at skabe bevidsthed om de kommunikationsbehov, modtagerne sidder med:
Formålet bestemmer kommunikationsformen
Hvad ønsker I at opnå med kommunikationen? I den samme kommunikationsopgave kan formålet med at kommunikere variere alt efter målgruppe. Én målgruppe skal måske blot informeres, en anden skal overbevises om budskabet, mens en tredje skal tage ejerskab for en større forandring i deres daglige arbejde. For hver af de kommunikationsopgaver, I står overfor i udrulningen af trivselsprocessen, er det vigtigt at være bevidst om, hvad I vil opnå overfor hvem. Det bestemmer nemlig kommunikationsformen.
Formuler et tydeligt budskab
Når man er bevidst om målgruppen og formålet med de enkelte kommunikationsopgaver, er det nemmere at være præcis i sit budskab. Den valgte kommunikationsform har stor betydning for, hvornår og hvordan budskabet bliver formuleret.
Vær forberedt på forskellige reaktioner
Enhver fortolker budskaber ud fra egne personlige erfaringer. Mange ledere har stået i en situation, hvor de er blevet overraskede over målgruppens reaktioner - primært fordi de ikke har gennemtænkt eventuelle reaktioner på forhånd. Forbered jer på, at forskellige målgrupper kan reagere forskelligt på de enkelte elementer i trivselsprocessen - lige fra begejstring til modstand og endda vrede.
Vælg de rigtige kommunikationskanaler
I skal beslutte, hvilke kommunikationskanaler I vil benytte. Kommunikationskanalerne er de medier, I har til rådighed - lige fra emails, digitale møder, sociale medier, ansigt-til-ansigt-møder, individuelle samtaler mm. Vælge en kommunikationskanal, der matcher det formål, I har defineret og som møder jeres modtagere bedst. 
Vær bevidst om timingen
De enkelte kommunikationselementer skal planlægges sådan, at målgrupperne modtager den rette kommunikation på det rigtige tidspunkt. Det skaber tryghed for alle. Prøv at undgå, at vigtig kommunikation omkring trivselsprocessen falder sammen med andre ting, der “støjer” - det kan fx være nedskæringer eller omstruktureringer.
Trivselsarbejdet er en levende proces, der kræver løbende kommunikation. Her er procesplanen en hjælp til at holde styr på, hvornår forskellige ting skal kommunikeres. Hvis I skifter mellem forskellige målingstyper og målingsfrekvenser, skal det tænkes ind i jeres kommunikationsplan. Kommunikationsplanen vil derfor ofte være et levende dokument, der udbygges og opdateres i takt med det vedvarende trivselsarbejde.
Vær tydelig om ansvaret
Vær tydelig om, hvem der har ansvaret for de forskellige elementer i kommunikationsplanen. Hvornår er det HR, der skal kommunikere? Hvornår er det den øverste ledelse, og hvornår er det nærmeste leder? Find evt. inspiration i procesguiden Roller og ansvar i trivselsarbejdet.
Download skabelon til kommunikationsplan
I pdf´en finder I skabeloner til:
- en kommunikationsplan
- en produktionsplan for kommunikationsmaterialer