Lav den gode datafil

Datafilen er et særdeles vigtigt element i jeres GAIS-måling. Det er derfor godt givet ud at gøre sig nogle overvejelser inden udarbejdelse af filen - og at arbejde grundigt med opbygningen af den.  Bliv klogere med denne FAQ. 

En datafil er en oversigt, hvor alle dem, du vil invitere til at deltage i GAIS-målingen, er oplistet. Datafilen indeholder ud over navn og mailadresse også de øvrige data om deltagerne, som I ønsker at have til rådighed, når I analyserer på GAIS-målingens resultater.

OBS: Download af skabelon til datafil findes nederst i artiklen

Hvad bruges datafilen til i GAIS?

Datafilen danner grundlaget for jeres arbejde med data. Jo bedre datafilen er, jo mere præcist kan I arbejde med jeres data efterfølgende. Datafilen bruges i relation til:

Filtre

De kolonner, I vælger at oprette i datafilen, udgør de filtre, I efterfølgende kan bruge til at sortere i data. Datafilen herover indeholder kolonnerne: Navn, Email, Alder, køn, Afdeling, Ledelsesansvar, Funktion og Nærmeste leder. Det betyder, at administrator kan benytte netop disse baggrundsoplysninger til at filtrere i data og for eksempel undersøge, hvordan arbejdslysten er specifikt blandt deltagerne i København eller blandt marketingmedarbejdere.

GAIS indsamler altid fire obligatoriske baggrundsoplysninger, der udgør de obligatoriske filtre: køn, alder, stilling og land.  De obligatoriske baggrundsoplysninger kan med fordel også optræde i jeres datafil - så behøver deltagerne ikke at besvare spørgsmål til disse.  

Udsnit

I kan lave dataudsnit på baggrund af de filtre/kolonner, I har oprettet i datafilen. Dataudsnit er delmængder af en måling, eksempelvis en afdeling eller deltagere i en bestemt aldersgruppe. Det er en fordel at lave udsnitsrapporter, når I vil dele noget af en rapport med andre, men ikke ønsker at give adgang til hele rapporten. Udsnit kan laves på baggrund af et enkelt filter eller ved at kombinere flere filtre (fx funktion og lokation).

Læs trin-for-trin-vejledning om at oprette og dele udsnit.

Organisering

Jeres organisationsdiagram skabes også via datafilen. “Nærmeste leder” defineres via en kolonne i datafilen. “Nærmeste leder” bruges i forbindelse med kommentar- og dialogfunktionen i GAIS, hvor nærmeste leder kan gives adgang til at se og gå i dialog omkring medarbejdernes fritekstkommentarer.

Læs mere om etiske aspekter omkring kommentarer og dialog.

Hvilke data skal datafilen indeholde?

Det er vigtig at få lavet et præcis datafil. Det kræver nogle overvejelser om, hvilke data I har brug for, og hvad I vil bruge dem til. 

Ikke for få: Overvej hvilke baggrundsdata I har brug for. I kan ikke senere i forløbet tilføje kolonner med data, så tænk grundigt over på forhånd, hvad I får brug for senere. 

Ikke for mange: Man kan få for mange baggrundsdata. Overvej, hvad der er relevant for jer. Skostørrelse er nok ikke relevant. Det er også meget vigtigt ikke at lægge fortrolige baggrundsdata ind i datafilen, hvis dataudsnit skal deles med andre. Dem, der får delt en udsnitsrapport, får også adgang til alle filtre - det vil derfor måske fx  ikke være hensigtsmæssigt med et filter omkring lønramme. 

Svarkategorier med mindst fem deltagere: Vær opmærksom på, at GAIS har en anonymitetsgrænse på fem. Det betyder, at der skal være mindst fem besvarelser i em filtrering og et dataudsnit for at kunne danne en rapport. Svarkategorierne under hver kolonne skal altså gerne indeholde mindst fem deltagere hver. Derfor anbefaler vi fx at angive alder i intervaller som 18-29 år, 30-39 år mm i stedet for et specifikt tal eller fødeår som fx 30 år eller 1967.  

GAIS anbefaler: Vi anbefaler, at jeres datafil som minimum indeholder følgende kolonner:

• Navn: Obligatorisk og nødvendig
• Email: Obligatorisk og nødvendig 
• Alder:  Angives i intervaller som fx. 18-29 år, 30-39 år, 40-49 år osv. Det er vigtigt ikke at have for snævre grupper eller bare skrive brugerens alder, da der bliver svært at filtrere på, hvis man fx kun meget få personer i hver gruppe
• Køn: Obligatorisk. Hvis køn ikke er i datafilen, vil GAIS automatisk spørge brugeren
• Sprog: GAIS platformens defaultsprog er engelsk, så selv hvis alle medarbejdere taler dansk, er det vigtigt at have sprogkolonnen med, så er I sikre på at alle automatiserede mails sendes ud på det korrekte sprog.
• Stilling: Obligatorisk. Hvis stilling ikke er i datafilen, vil GAIS automatisk spørge brugeren
• Afdeling: Det er meget nyttigt at kunne filtrere på efterfølgende
• Team: Større afdelinger kan bestå af mindre teams og det kan være brugbart at se nærmere på, om hele afdelingen har samme oplevelse. 
• Ledelsesansvar: Det kan være meget brugbart at lade datafilen indeholde oplysning om ledelsesansvar. Altså en kolonne, hvor det ud for hver deltager angives, om vedkommende har ledelsesansvar eller ikke. Så kan I senere i processen sortere mellem ledere og medarbejdere i afrapporteringen
• Nærmeste leder: I kan med stor fordel lade datafilen indeholde oplysning om, hvilken leder der kobles til den enkelte medarbejder. Det åbner op for flere funktionaliteter, som fx muligheden for dialog (anonymt) mellem leder og medarbejdere. Dette skal inkluderes, hvis I ønsker at vise nærmeste leders navn i trivselsmålingerne. 

Derudover anbefaler vi, at hvis I medtager følgende, hvis I har data tilgængeligt:

• Lokation: Har I afdelinger i forskellige byer eller lande? Tilføj det i datafilen, så kan I nemt filtrere og blive klogere på, om der er forskel på svarene alt afhængig af, hvor medarbejderne hører til.
• Anciennitet: Hvor længe har medarbejderne været ansat? Ligesom alder, angives dette i intervaller: 0-1 år, 2-3 år, 4-5 år, 6-10 år, 11 år+
• Ledelsesniveau: Har I flere ledelsesniveauer, øverste leder, mellemleder, direktion?
• Ansættelsesforhold: Skelner I mellem funktionærer, timelønnet, freelance, etc?
• AMU (ja/nej): Har I AMU repræsentanter? Det kan være nyttigt at filtrere på ifm. APV, især hvis I ønsker at arbejde med handlinger.
  
  
  

Kan man oprette filtre, der ikke udspringer af datafilen?

I nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at oprette filtre på baggrundsdata, som I ikke har i forvejen. Det kan fx være, om medarbejderne har haft en udviklingssamtale med sin leder indenfor det seneste halve år. Eller om deltagerne har været på kursus eller efteruddannelse inden for det seneste år. Hvis I ikke har disse data til rådighed, når I skal lave datafilen, kan I oprette et filter, hvor deltagerne selv bliver bedt om at afgive svar.  Sådanne  filtre er altså ikke en del af datafilen, men fungerer ellers som helt almindelige filtre, som data kan sorteres efter efterfølgende.

Hvem skal have adgang til filtre?

Når I laver jeres datafil, skal I være opmærksomme på, at filtrene, der dannes på baggrund af datafilen, er tilgængelige for alle, som den digitale virksomhedsrapport eller udsnitsrapporter bliver delt med. Så det er vigtigt at overveje, hvem rapporterne skal deles med, og hvilke filtre det er hensigtsmæssigt, at de pågældende har til rådighed. 

Det er også vigtigt, at dem, der har adgang til at filtrere data, ikke forsøger at omgå deltagernes anonymitet ved at filtrere så kraftigt på resultaterne, at de kan regne sig frem til den enkelte deltagers besvarelse.

Hvordan skal vores organisering se ud?

Datafilen definerer jeres organisationsdiagram i forhold til GAIS-målingen. Altså hvem der skal placeres i hvilke enheder, referenceforhold mm. Derfor er det vigtigt at gøre sig overvejelser om, hvordan jeres organisation skal bygges op i forhold til GAIS-målingen.

Læs guiden: Få styr på organisationsdiagrammet ift. GAIS

Kan filtre overføres fra en måling til den næste måling?

Når I har oprettet og udsendt en måling, der skal gentages en en given frekvens, opretter GAIS automatisk en kladde til den næste måling. GAIS viderefører alle de opsætninger, I har lavet til den første måling, til kladden. Det vil sige, at kladden som udgangspunkt har de samme filtre som den tidligere måling. Men I kan sagtens ændre i alle elementer i opsætningen. Hvis I uploader en ny datafil, fordi der fx er sket udskiftning i medarbejdergruppen, skal filtrene etableres på ny.

Læs trin-for-trin-vejledning til at redigere i kladden til den næste måling

Dataudsnit: Hvis I har lavet og gemt dataudsnit i den første måling, overføres disse udsnit til kladden for den næste måling. Det betyder, at I kan følge udviklingen for de forskellige udsnitsrapporter over tid, selvom I uploader en ny datafil.