Få styr på organisationsdiagrammet ift. GAIS

Det er vigtigt at få lavet et godt organisationsdiagram i GAIS, når I arbejder med opsætning af GAIS-målingen. Det kræver forskellige overvejelser. Denne guide hjælper jer på vej. 

Hvad betyder en GAIS-organisering?

GAIS-organiseringen er de “relationer” og “tilhørsforhold”, som etableres via datafilen. 

Eksempler: Hvilke medarbejdere der hører under hvilke ledere, hvilke medarbejdere der hører til en given afdeling, hvilke sprog taler de forskellige medarbejdere, osv. Der kan være mange konkrete spørgsmål, der kommer op, når I skal oprette jeres organisation i GAIS via datafilen.

Dilemmaer og bud på løsningsmuligheder

Nedenfor er forskellige dilemmaer omkring organiseringen listet op samt bud på, hvordan de kan løses. I diagrammerne betyder:

ML: Mellemleder

M: Medarbejder

ØL: Øverste leder

Skal mellemledere deltage i GAIS-målingen?

Ja, det anbefaler vi. Mellemledere er også ansatte med kolleger og ledere, og det er også meget relevant at tage temperaturen på deres arbejdslyst. Når I medtager mellemlederne, får I mulighed for at kortlægge arbejdslysten i alle niveauer i organisationen.

Hvordan skal mellemledere placeres i organiseringen? 

På den ene side er det godt af mellemlederne indgår i målingen, så målingen kortlægger alle niveauer. På den anden side vil det ofte være hensigtsmæssigt at kunne filtrere mellemlederens besvarelse fra teamets, så I kan lave en udsnitsrapport baseret udelukkende på medarbejderbesvarelser.

Så hvordan skal mellemlederne placeres i organiseringen, hvis man ønsker, at de deltager i målingen, uden at deres besvarelser bliver blandet sammen med medarbejdernes?  Der er forskellige muligheder.

1. Mellemlederen placeres organisatorisk sammen med sit team

Mellemlederen placeres organisatorisk sammen med sit team, men når der laves udsnitsrapporter, filtreres mellemlederens besvarelse fra teamets besvarelser. 

Ledelsesansvar skal indgå i datafilen: For at kunne lave denne øvelse, skal I oprette en kolonne i datafilen, der hedder “ledelsesansvar” eller “personaleledelsesansvar” med svarkategorierne “ja” og “nej”. Det er på baggrund af den kolonne, at I efterfølgende kan sortere mellemlederens besvarelser fra teamets besvarelser, når I laver en udsnitsrapport. Det kræver selvfølgelig, at der er mindst 5 medarbejdere i teamet, da der ellers ikke kan dannes en rapport pga. anonymitetshensyn.

Efterfølgende filtreringer i forbindelse med udsnitsrapporter

• Hvis I fx vil lave en udsnitsrapport for salgsteamet, uden at salgschefens besvarelse indgår, filtrerer I på “Afdeling=salg” og “Ledelsesansvar=nej”.
• Hvis I vil lave en udsnitsrapport for dem, der refererer til den øverste leder, hvor salgschefens besvarelse indgår, filtrerer I på “Nærmeste leder=øverste leder”. Her indgår de medarbejdere, der refererer direkte til den øverste leder + de mellemledere, der refererer til den øverste leder.

2. Mellemlederen trækkes organisatorisk ud af sit team

En anden løsning er at trække mellemlederen ud af sit team i GAIS-opsætningen og organisatorisk placere ham sammen med dem, der ligesom ham refererer til den øverste leder. Denne løsning kræver, at der af anonymitetshensyn er mindst 5 medarbejdere i teamet.

I ovenstående datafil er salgschefen angivet til at tilhøre administrationsafdelingen, fordi hans besvarelser skal indgå i en udsnitsrapport med de øvrige, der har “ØL” som nærmeste leder. Det samme gør sig gældende for administrationschefen.

Denne model er måske lidt sværere at overskue i opsætningen, men den indebærer til gengæld, at I ikke behøver at lave kolonnen “ledelsesansvar” i datafilen. I kan filtrere alene på “afdeling”.

Efterfølgende filtreringer i forbindelse med Udsnitsrapporter

• Hvis I vil lave en udsnitsrapport for fx salgsteamet, uden at salgschefens besvarelse indgår, filtrerer I på “Afdeling=salg”.
• Hvis I vil lave en udsnitsrapport for dem, der refererer til den øverste leder, hvor salgschefens besvarelse indgår, filtrerer I på “Afdeling = administration.”

Skal den øverste leder deltage i målingen?

Man kan også overveje, om den øverste leder skal deltage i målingen. I de fleste tilfælde vil det nok ikke give så meget mening, fordi den øverste leder typisk har en anden type leder over sig (en bestyrelse) og heller ikke har kolleger på samme måde som mellemledere. Den øverste leder vil typisk indgå i en anden type af ledelses- og trivselsevaluering.

Selvom den øverste leder ikke selv besvarer målingen, kan hun sagtens indgå i GAIS-organiseringen som nærmeste leder for andre. Hun kan på den måde indgå i dialog om fritekstkommentarer og modtage en udsnitsrapport for dem, hun leder.

Datafilen: Hvis den øverste leder ikke selv skal besvare målingen, ser datafilen ud som nedenfor. 5 personer har øverste leder (ØL) som nærmeste leder. Men ØL står ikke selv som deltager i målingen. 

Øverste leder kobles på: Når I har uploadet datafilen og skal definere nærmeste leder, vil GAIS efterspørge email på den øverste leder (ØL), da det ikke fremgår af datafilen. Her skriver I den øverste leders email, og nu er hun koblet på målingen uden selv at besvare målingen.

Hvordan håndterer man små enheder på under 5 personer?

GAIS har en anonymitetsgrænse på 5 deltagere - det betyder, at der ikke kan genereres en rapport eller udsnitsrapport på enheder, der har færre end 5 deltagere. Men hvad gør man så, når der i organisationen er enheder, der er for små? 

Det handler om at få sammenlagt deltagerne i nogle lidt større enheder, der giver mening. I eksemplet herunder består salgsafdelingen af 2 medarbejdere, og det samme gør marketingafdelingen. Derudover er der en enkelt medarbejder, der varetager opgaver omkring HR og kommunikation. Disse 5 medarbejdere refererer til den samme leder, og løsningen kan her være at lave et udsnit, der består af de medarbejdere, der refererer til ML (mellemlederen). I dette tilfælde er det altså referenceforholdet, der bliver definerende for udsnittet og ikke afdelingerne.

OBS: det er vigtigt, at de enheder, man lægger sammen, reelt har noget med hinanden at gøre, ellers giver det ikke mening at sammenlægge deres resultater. Det kan være nødvendigt at have en opsamlingskategori, der hedder "øvrige", hvis der er små enheder, der ikke naturligt hænger sammen med andre. Men det er selvfølgelig ikke optimalt.

Hvad gør man, hvis medarbejdere tilhører flere afdelinger/teams?

Det er ikke altid entydigt, hvor en medarbejder skal placeres i opbygningen af organisationen i GAIS. Hvad gør man fx, hvis en medarbejder noget af tiden er tilknyttet én afdeling og resten af tiden er tilknyttet en anden afdeling - og disse to afdelinger har to forskellige ledere? Nedenfor er et par forskellige løsningsforslag, der kan kombineres.

1. Definér medarbejdernes primære tilknytning

Man kan definere medarbejdernes primære tilknytning. Det kan man gøre ved at oprette en kolonne med navnet “Primær tilknytning” i datafilen. Så er det tydeligt, hvor den enkelte medarbejder rent organisatorisk er placeret i relation til GAIS-målingen.

OBS: Det er meget vigtigt, at medarbejdere med delt tilhørsforhold ved, hvad der defineres som deres primære tilknytning - så de er klar over i hvilken kontekst, de skal besvare målingen. 

2. Definér medarbejdernes primære og sekundære tilknytning

Ud over en kolonne i datafilen med den primære tilknytning, kan man tilføje en kolonne med “sekundær tilknytning”. Det kan især give mening, hvis der er en stor gruppe medarbejdere, der har delte tilhørsforhold. Man vil så efterfølgende kunne filtrere på dem, der har en given afdeling som sekundær tilknytning. 

OBS: Her er det igen væsentligt at være opmærksom på, at hvis man filtrerer på dem, der fx har lager som sekundært tilhørsforhold, stammer deres besvarelser fra vurderingen af deres primære tilhørsforhold. Resultaterne fortæller altså ikke nødvendigvis noget om, hvordan de oplever det sekundære tilhørsforhold. Det er vigtigt at gøre dette klart for medarbejderne forud for, at de udfylder målingen.

Ekstra GAIS-måling: Nogle virksomheder vælger at sende en ekstra GAIS-måling til de medarbejdere, der har to forskellige tilhørsforhold.  I den ekstra måling gør de det tydeligt, at her skal medarbejderne udfylde målingen med deres sekundære tilhørsforhold i sigte.

3. Tilføj ekstra spørgsmål til målingen

Man kan også vælge at tilføje ekstra spørgsmål, som er målrettet de medarbejdere, der har delt tilhørsforhold. Man kan i spørgsmålsformuleringerne lægge op til, at det kun er de pågældende medarbejdere, der skal besvare spørgsmålene. Spørgsmålene kan handle om, hvordan det opleves at være delt mellem to afdelinger/projektgrupper og lignende.

Når medarbejderes primære samarbejdsrelationer er uden for virksomheden

Endnu en variant er, når en større gruppe af virksomhedens medarbejdere har deres primære samarbejdspartnere uden for virksomheden. Det kan være ingeniør- eller IT-virksomheden, hvor konsulenter arbejder på store projekter, hvor de i månedsvis er en del af virksomhedens kundes arbejdsplads.

Den er heller ikke helt nem. Vi foreslår, at I definerer GAIS-målingen til at handle om trivslen på den arbejdsplads, medarbejderne er ansat. Det kan så afspejle sig i besvarelserne, hvis det fx er svært at føle fællesskab med sine kolleger, når man arbejder på kunders lokationer i måneder ad gangen.

Også her kan man overveje at tilføje ekstra spørgsmål, der går specifikt på dem, der har deres primære arbejdsplads hos kunder. For at kunne lave en filtrering på medarbejdere med primær samarbejdsrelation uden for virksomheden, er det vigtigt at oprette en kolonne i datafilen ” primær samarbejdsrelation uden for virksomheden”.

Denne guide er skrevet i samarbejde mellem GAIS og Lise-Lotte Berg fra Konsulenthuset Berg´s.