7c. Udsend måling med brug af kiosk-løsning

Hvis der er medarbejdergrupper i din virksomhed, der ikke har e-mailadresser eller benytter sig af emails, har du  mulighed for at gennemføre virksomhedsmålingen via manuel indsamling eller et offentligt link - også kaldet kiosk-løsning⭐.

Denne funktion er kun tilgængelig for kunder med GAIS Premium- eller Enterprise- abonnementer 

OBS: I bunden af artiklen, kan du downloade en brugervejledning til den enkelte deltager i kiosk-målingen.

Baggrund for KIOSK-løsningen

GAIS bygger i princippet på, at man indsamler svar fra medarbejderne via deres individuelle e-mailadresser. Men det er ikke alle, der har en arbejdsmail eller ønsker at oplyse deres mobilnummer, som det kræves ved brug af SMS-løsning.  Det vil vi heller ikke tvinge nogen til, og derfor har vi har udviklet en kiosk-løsning.  Her sker dataindsamlingen på én af to måder: 

1. Manuel indsamling: deltagerne besvarer GAIS-målingen én ad gangen ved en computer eller tablet, der er opstillet til anledningen. 
2. Offentligt link: Der sendes et offentligt link ud til deltagerne, som de bruger til at besvare målingen. 

Du kan lave en kombineret løsning, hvor data fra nogle medarbejdergrupper indsamles via importeret datafil, mens data fra andre medarbejdergrupper indhentes via manuel indsamling eller offentligt link. .

Invitér med kombination af importeret datafil og kiosk-indsamling

1. Invitér deltagere, der har egen mailadresse

For de deltagere, der har en mailadresse, foregår invitation af deltagere via upload af datafil  og oprettelse af organisation. Læs hvordan du gør HER. 

Det er KUN deltagere, der inviteres via mail, der skal fremgå af datafilen. 

OBS - MEGET VIGTIGT

• i oprettelse af organisationen skal du være opmærksom på, at du under Filtre skal vælge Hent fra datafil + resten spørges ved alle de filtre, du ønsker at anvende.

• Udfyld med de samme svarkategorier, som du har i datafilen. Det er disse svarkategorier, deltagerne i kiosk-indsamlingen får at vælge imellem. På den måde får man de samme baggrundsdata på kioskbrugerne som på de øvrige. Disse data kan bruges til at filtrere data på efterfølgende.
  

2. Invitér deltagere med manuel indsamling eller offentligt link

De deltagere, der skal inviteres via manuel indsamling eller offentligt link, fremgår IKKE af datafilen. 

Sådan inviterer du dem:

• Gå i redigeringstilstand -> find fanen Deltagere -> slå Kiosk til

• Tryk på  på Kioskfanen -> vælg "Manuel indsamling eller "Offentligt link" -> kopier linket 
  • Manuel indsamling: Åbn linket på en computer eller en tablet, som er opstillet til indsamling af besvarelser. Det kan for eksempel være i en kantine eller personalerum. Computer/tablet skal stå et sted, hvor den er tilgængelig for medarbejderne. Vi anbefaler, at man laver konkrete aftaler med medarbejderne om bestemte tidsrum, hvor de møder fysisk op og afgiver deres besvarelse.
    
  • Offentligt link: Læg linket ud på fx intranet eller i en personale-app. Denne indsamlingsmetode begrænser respondenter til at sende ét svar baseret på browserdata. VIGTIGT: Det kan fra platformens side ikke fuldt ud forhindres, at en deltager svarer flere gange ved fx at benytte forskellige browsere eller devices. Manuel indsamling som en styret proces skaber derfor langt større sikkerhed for, at alle får svaret - og kun svarer én gang. 
• Når linkes åbnes, kommer dette skærmbillede frem. Målingen er klar til den første deltager: 
• Inden selve målingen starter, skal deltageren nu svare på de baggrundsspørgsmål, som du definerede svarkategorier til, da du oprettede din organisation (se 1a).

• Herefter følger spørgsmålene fra den måling, du har valgt.

• Når besvarelsen er udfyldt, har deltageren mulighed for at:
  • Se sin personlige rapport uden adgang til den senere
  • Udfylde navn og privat mailadresse. Så bliver rapporten sendt til mailadressen og kan tilgås senere

• Til sidst lukkes besvarelsen, og målingen er klar til næste deltager 

Hold styr på indsamlingsprocessen

GAIS kan ved denne indsamlingsmetode ikke "holde styr på", om alle deltagere har besvaret, og om nogle svarer flere gange. Derfor er det op til jer som virksomhed at styre processen, det kan fx være ved at definere bestemte tidsrum, hvor forskellige grupper møder op og afgiver deres besvarelser. 

Når indsamlingen er afsluttet, deaktiverer I linket igen. Det sker samme sted, som I aktiverede det. Hvis I derefter finder ud af, at I stadig mangler besvarelser, kan I aktivere linket igen.