8. Invitér og redigér i deltagere uden brug af Organisation

Vigtigt! Denne artikel gælder kun, hvis I ikke bruger Organisation. Bruger I Organisation, skal du i stedet følge disse guides:

Bemærk: Organisation hører til i betalte abonnementer. GAIS anbefaler at bruge Organisation, da det gør det langt nemmere at holde styr på jeres data og målinger.

Du kan vælge mellem 2 forskellige måder at invitere og redigere i deltagere, hvis du ikke gør brug af GAIS Organisation.

Processen for oprettelse af filtre afhænger af, hvilken måde, du vælger:

1a. Invitér via datafil
1b. Redigér via datafil
2a. Invitér via manuel indtastning
2b. Redigér via manuel indtastning

1a. Inviter deltagere via datafil

Hvis du skal invitere mange deltagere til din måling og ikke har oprettet en GAIS Organisation, anbefaler vi at invitere via upload af en datafil. En datafil er en oversigt, hvor alle dem, du vil invitere til at deltage i GAIS-målingen, er oplistet.

Lav din datafil

Din datafil skal som minimum indeholde:

kolonneoverskrifter i øverste række
kolonnerne Navn og e-mail, så GAIS ved, hvem deltagerne er og kan udsende invitationer

Jo flere oplysninger, datafilen indeholder, jo større mulighed har du for at filtrere i data efterfølgende.

Det er meget vigtigt at være grundig med datafilen. Den er nemlig grundlaget for dine efterfølgende muligheder for at filtrere og arbejde med dine data. Læs mere om den gode datafil.

Upload din datafil

Når du har lavet datafilen, uploader du den på platformen ved at trykke på Brug datafil.

Du får nu at vide, at din datafil er importeret.

Tilknyt filtre

I den endelige rapport kan du filtrere besvarelserne ud fra de besvarelser, du har aktiveret.

Obligatoriske filtre: er data, som GAIS altid indsamler. Du skal her vælge, om GAIS skal spørge hver deltager, om data skal hentes fra din datafil eller en kombination. Hvis du henter data fra fil, skal du vælge, hvilken kolonne i datafilen, oplysningerne skal hentes fra.

Øvrige filtre: er data, som du selv vælger at tilføje. De forskellige filtre svarer til de kolonner, du har i din datafil. For hvert filter skal du vælge vælge, om du vil anvende filteret , om data skal hentes fra din datafil.

Godkendelse: til sidst ser du et overblik over dine deltagere og filtre. Hvis du har ændringer, kan du stadig nå at redigere ved at klikke på blyanten ud for en kolonne. Hvis du er tilfreds, godkender du.

1b. Redigér deltagere via datafil

Log ind på GAIS og vælg Målinger i den øverste bjælke.

Sæt målingen i redigeringstilstand

Vælg den måling, du gerne vil ændre i deltagere til, og tryk på Rediger.

Upload ny datafil

Upload en ny fil med de ændringer, du ønsker. Det kan være, der skal tilføjes eller slettes deltagere. Husk at udfylde alle felter i datafilen for de nye deltagere

OBS: En ny datafil overskriver den gamle: Vær opmærksom på, at hvis du uploader en ny datafil med de nye deltagere, vil den overskrive den eksisterende datafil.

Send invitationer til nye deltagere

Når det er gjort, skal du klikke Gennemse og send nye invitationer - du sender altså ikke invitationer ud til de deltagere, der allerede har modtaget dem. Kun til de nye, du netop har tilføjet.

2a. Invitér deltagere via manuel indtastning

Hvis du vælger manuel indtastning, skriver du manuelt e-mail og navn på hver person, der skal deltage. Indtast dem en ad gangen og tryk for hver gang på Tilføj.

Tilknytning af filtre

Også her kan du tilknytte filtre, så du får det bedste udbytte af GAIS.

Obligatoriske filtre: er data, som GAIS altid indsamler. Da du ikke har importeret en datafil tidligere med data om medarbejderne, har platformen automatisk valgt Spørg medarbejderen for dig. Det er GAIS´ standardsvarmuligheder, deltagerne kan vælge imellem.

2b. Redigér via manuel indtastning

Hvis du ønsker at indtaste nye eller slette gamle deltagere manuelt, kan du også gøre det. Indtast emailadresse og navn på nye deltagere og fjern forældede deltagere ved at trykke på skraldespanden ud for hver enkelt.

Tilføj filtre til nye deltagere

Det er muligt efter igangsættelse af måling at tilføje alle relevante filtre på de deltagere, der bliver tilføjet manuelt senere i processen.

Når du har tilføjet en ny bruger, vil denne blive markeret med et rødt udråbstegn, som indikerer, at der er rettelser, man skal være opmærksom på.

Vælg blyants-ikonet for at redigere deltageren.

Nu får du mulighed for at tilføje de samme filtre, som allerede er tilføjet på de eksisterende deltagere:

Ud for hvert filter er der et lille spørgsmålstegn. Det er en hjælp til at huske præcis hvordan filtrene er defineret i datafilen.

Det er vigtigt, at de nye deltageres data svarer præcis til informationerne i datafilen.

Send invitationer til nye deltagere

Når det er gjort, skal du klikke Gennemse og send nye invitationer - du sender altså ikke invitationer ud til de deltagere, der allerede har modtaget dem. Kun til de nye, du netop har tilføjet.