3. Redigér og opdatér din Organisation og datafil

Sker der ændringer i jeres organisation, skal jeres Organisation i GAIS-platformen opdateres, inden I laver den næste GAIS-måling. Jeres GAIS Organisation er bygget op omkring datafilen. Det er den, der skal downloades, redigeres og uploades igen. I denne guides gennemgår vi nogle best practices, der skal overholdes, når du skal opdatere datafil og Organisation.

Her finder du Organisation

Tryk på fanen Organisation øverst i bjælken

Download eksisterende datafil og gem en datomærket kopi

Download den eksisterende datafil fra platformen, lav en kopi af filen og navngiv den med den aktuelle dato. Det er meget vigtigt at holde styr på de forskellige versioner af datafilen. Gør det til en vane at lave en kopi af filen, når du skal lave ændringer - og navngiv den med den aktuelle dato.

Redigér datafilen

Disse er typiske opdateringer som følge af den løbende udvikling i en virksomhed:

✅ Sletning  og tilføjelse af deltagere.

✅ Rettelser i data på den enkelte deltager: fx ny stilling, ny nærmeste leder, ny afdeling mm. 

✅ Rettelser i alder og anciennitet som følge af tidens gang.

Principper for sammenligning

Hvis du gerne vil sammenligne den kommende måling med den seneste, er der nogle vigtige principper, du skal være opmærksom på.

✅ Fasthold strukturen i datafilen - byg den op på samme måde som sidste gang. Kald kolonnerne det samme som sidste gang. Vær opmærksom på, at hvis du sletter eller tilføjer kolonner, vil du ikke kunne sammenligne data for denne kolonne med tidligere. 

✅ Vær konsistent i navngivning og stavemåder. Hvis du staver en nærmeste leder eller en afdeling anderledes end i den tidligere datafil, vil systemet tro, at der er tale om en ny person/ afdeling.

Undgå gængse fejl i datafilen

Læs tjeklisten og få tips og tricks til at undgå gængse fejl i datafilen. 

Opload den opdaterede datafil

Klik på Opdater organisation og upload den nye fil. Systemet genkender automatisk tidligere kolonneopsætning, hvis der ikke er tilføjet nye kolonner – tjek, at alt ser korrekt ud.

Når du har uploadet datafilen, vil du få et overblik over de ændringer, du har lavet i forhold til den seneste fil.

Nu gennemgår du de forskellige trin i opsætningen af Organisation igen. Se guide til opretning af Organisation.

Opdatér datafilen, mens målingen er i gang

Opdages der en fejl i datafilen efter målingen er udsendt, skal man være varsom, inden man opdaterer Organisation med en opdateret datafil. Når en deltager har besvaret målingen, er vedkommendes besvarelse "låst". Hvis datafilen alligevel opdateres med andre informationer om denne deltager, skaber det problemer, fordi der vil være uoverensstemmelse mellem oplysningerne i Organisationen og den faktiske besvarelse.

En besvarelse, der er lavet, kan ikke flyttes til en anden afdeling eller nærmeste leder. 

OBS: Det er altså kun muligt at lave ændringer for deltagere, der IKKE har besvaret målingen. Når en besvarelse er lavet, er den låst, og der kan ikke længere laves ændringer. Den kan heller ikke flyttes til en anden afdeling eller nærmeste leder. 

Ændringer som kan foretages, mens målingen er i gang:

✅ Nye medarbejdere kan inviteres. Husk at udfylde alle felter

✅ Fratrådte medarbejder kan slettes, hvis du er sikker på, at de IKKE har besvaret målingen. 

✅ Opdaterede oplysninger på den enkelte deltager, hvis de IKKE har besvaret målingen

Ændringer, du IKKE må foretage, mens målingen er i gang:

❌ Navne på kolonner - dette vil skabe problemer på tværs af hele målingen. 

❌ Ændringer i intervaller, som fx alder eller anciennitet

Når du har opdateret din datafil, så uploader du den og gennemgår de forskellige opsætninger i organisationen igen. Se guide til opretning af organisation. 

OBS: De rettelser, som er blevet lavet i datafilen, er nu også tilgængelige i den igangværende måling. Du skal blot huske at sende invitationen til de nye deltagere.

Sletning af deltagere

Der er nogle ting omkring sletning af deltagere, du skal være opmærksom på.  
Hvis en deltager fjernes fra datafilen/organisationen, slettes deltagerens personlige GAIS-profil ikke automatisk. Profilen eksisterer stadig og kan stadig tilgås af deltageren, medmindre denne beder om at få profilen slettet. I så fald, vil alle besvarelser anonymiseres. En slettet brugerprofil påvirker derfor ikke målingens resultat.

Fjerner man deltageren fra datafilen, mens målingen kører, vil deltageren kun forsvinde fra målingen, hvis vedkommende ikke allerede har besvaret målingen. Er målingen besvaret, er besvarelsen og medarbejderen låst til målingen og vil først være fjernet fra fremtidige målinger.

Det er derfor vigtigt, at man har gennemgået og opdateret sin datafil, inden man udsender en måling.