Opdatering af Organisation og sletning af deltagere - best practice

Den datafil der bruges i Organisation på GAIS platformen, afspejler jeres organisering, så platformen kan gøre det samme.

Sker der ændringer i jeres organisation skal jeres Organisation i GAIS-platformen ligeledes opdateres. I denne forbindelse er der nogle best practices, der skal overholdes – både i forhold til datafilens indhold og også ift. sletnings af deltagere. 

Kolonner i datafilen = data i Organisation

Når du opretter din datafil, kan du i teorien navngive dine kolonner, som du har lyst til. Du kan kalde kolonnen der angiver alder for "Tid på jorden" hvis du har lyst. Det bliver mappet op, når du uploader din datafil til din Organisation. Dvs. at navne og kolonner kobles, når du uploader din datafil til din Organisation.

Navnene for de obligatoriske filtre kan du kalde hvad du vil og i teorien skifte ud så ofte som du vil. Det kan lade sig gøre fordi de lægges ind under GAIS' egne overskrifter. Det gælder: Alder, køn, titel og land.

Du skal være mere konsistent med alle andre kolonner, som bliver til filtre eller udsnit. Hvis du fx har en kolonne, der hedder Afdeling, og I fx ønsker at skifte sprog, så det fremadrettet hedder Department, så kan det godt lade sig gøre, du skal blot være opmærksom på, at GAIS platformen vil læse dem som to forskellige ting og derfor vil der ikke automatisk blive vist tidsudvikling.

Løsningen vil være, at du opretter et udsnit på alle målinger, som indeholder både filteret Department og Afdeling. 

OBS: Det er vigtigt, at du ikke omdøber navne på kolonner eller tilføjer/sletter kolonner, mens der kører en måling. Større ændringer skal ske, før en måling sendes ud.

Det er vigtigt, at du downloader den nyeste datafil fra Organisation i GAIS. På den måde er du helt sikker på, at du ikke kommer til at ændre på navngivningen af dine kolonner. Hvis en kolonne i år 1 hedder Afdeling, men i år 2 hedder Afdelinger, så læser systemet det som to forskellige ting og du vil ikke kunne se tidsudvikling.

Hvad kan du gøre før en måling eller mellem to målinger?

• Du kan slette medarbejdere, rette i deres navne, tilføje nye medarbejdere og opdatere info på medarbejdere, der fx har fået ny: leder, afdeling, titel, etc.
• Du kan omdøbe kolonner (vær blot obs på ovenstående info om tidsudvikling) og du kan både slette og tilføje kolonner med data. Igen er det vigtigt at huske, at du ikke kan se tidsudvikling på kolonner, der ikke længere indgår i jeres Organisation.

Hvad kan du opdatere i Organisation, når målingen er udsendt?

Hvis du opdager fejl eller mangler i din måling, skal du downloade datafilen fra Organisation, opdatere den og uploade den på ny. Se mere om, hvordan du gør i denne guide: Redigér og opdatér din organisation (Tilføj deltagere til en igangværende måling)

• Du kan slette medarbejdere fra deltagerlisten.
  
  OBS: Hvis medarbejderen allerede har nået at svare, bliver besvarelsen låst til målingen og medarbejderen kan ikke slettes. Så slet kun medarbejdere, som du med sikkerhed ved, ikke har haft adgang til målingen. Ellers skal du tage kontakt til GAIS på support@gais.dk
  
  
• Du kan tilføje nye medarbejdere. Du tilføjer dem blot til datafilen og uploader dem på ny. Husk at trykke "Send invitationer til nye deltagere" på din igangværende måling.
  
  
• Du kan rette fejl i mails. Hvis du har lavet en slåfejl i en mail, har deltageren aldrig modtaget invitationen og mailen skal derfor opdateres. Her skal du også huske at sende invitationen på ny.
  
  
• Du kan rette navne. Har du stavet en medarbejders navn forkert? Intet problem. Ret fejlen i datafilen op upload på ny. Her er det bare vigtigt, at du sætter flueben ved "Overskriv eksisterende navne", når du uploader datafilen.
  
  
  Vær opmærksom på dette skærmbillede. Udover at overskrive eksisterende navne, får du også et overblik over, hvilke potentielle ændringer, du har lavet i datafilen. Stemmer tallene ikke? Annullér og tjek din datafil igen. 

Hvad bør du ikke ændre i datafilen, når målingen er sendt ud?

• Navne på kolonner - dette vil skabe problemer på tværs af hele målingen. Kontakt Support eller en Customer Succes Specialist, hvis du opdager fejl i kolonnerne i datafilen.
• Filtre på en medarbejder: Afdelinger, nærmeste leder, ledelsesansvar, etc. Hvis medarbejderen allerede har svaret, vil de oprindelige data være låst, men Organisation vil være opdateret. Det vil betyde, at tallene ikke stemmer overens.
• Ændringer i intervaller, som fx alder eller anciennitet

I sidste ende er det kun slå-fejl du bør rette, efter målingen er udsendt. Du kan altid tilføje nye medarbejdere, men vær varsom med at fjerne personer fra datafilen, hvis der kan være en chance for, at de har besvaret målingen.

Vær desuden opmærksom på dubletter, når datafilen opdateres.

Sletning af medarbejder

Som virksomhedsadministrator kan man fjerne en medarbejder fra ens Organisation. Gøres dette fremgår medarbejderen ikke længere af fremtidige målinger.

At fjerne medarbejderen fra Organisationen og derved fra virksomhedsmålingen sletter ikke automatisk medarbejderens personlige profil. Profilen eksisterer stadig og kan stadig tilgås af medarbejderen, medmindre medarbejderen beder om at få profilen slettet. I så fald, vil alle besvarelser anonymiseres. En slettet brugerprofil påvirker derfor ikke målingens resultat.

Fjerner man medarbejderen fra datafilen mens målingen kører, vil medarbejderen kun forsvinde fra målingen, hvis medarbejderen ikke allerede har besvaret målingen. Er målingen besvaret, er besvarelsen og medarbejderen låst til målingen, og vil først være fjernet fra fremtidige målinger.

Det er derfor vigtigt, at man har gennemgået og opdateret sin datafil inden man udsender en måling.

Fejl i datafilen

Opdages der en fejl i datafilen efter målingen er udsendt, er det vigtigt at man tager fat i GAIS support eller ens tilknyttede Customer Success Specialist inden man opdaterer Organisation med en opdateret datafil.

Hvis man fx efter udsendt måling opdager, at 5 personer har den forkerte leder og retter datafilen, så vil Organisation se rigtig ud, men hvis nogen af disse medarbejdere allerede har svaret, vil de være låst på målingen. 

I dette tilfælde, vil den eneste løsning være, at slette medarbejdernes besvarelser, hvorefter Organisation skal opdateres med korrekt datafil og så kan medarbejderne svare på ny.

Det er vigtigt at medarbejderne orienteres inden og får af vide hvorfor deres besvarelser slettes.

 
En besvarelse kan ikke flyttes fra en afdeling eller leder til en anden. 

Sletning af besvarelser

Når en medarbejder har modtaget en invitation til en måling og har gennemført målingen ved at besvare alle spørgsmål og afslutningsvis klikke "Indsend svar", er målingen gemt og låst.

Det betyder, at medarbejderen ikke kan tilgå målingen igen og ændre sin besvarelse.

Det skyldes bl.a. at virksomhedsrapporten opdateres i real time og hvis besvarelser og kommentarer kunne ændres løbende, ville det være meget svært at aflæse. Hvis medarbejderen kunne slette besvarelser, ville det også gøre det meget svært at følge med i besvarelsesprocenten. 

Har en medarbejder svaret forkert eller ønsker at rette sine svar, skal medarbejderen kontakte support@gais.dk og bede om, at få besvarelsen slettet. Når det er gjort, kan medarbejderen tilgå målingen og besvare den forfra. Enten via den oprindelige invitation eller medarbejderen kan bede om, at få en ny invitation tilsendt.