Brug af medarbejderes private mailadresser i GAIS

Udgangspunktet for GAIS-målinger er, at deltagere inviteres via mails, idet det er den klart mest effektive måde at distribuere invitationer til medarbejdere. I langt de fleste virksomheder anvendes et virksomhedsdomæne, hvortil medarbejdere har tilknyttet arbejdsmailadresser.

Alternativer til arbejdsmails

Har I ikke arbejdsmails hos jer er det naturlige spørgsmål – hvad gør I så? Har I et Premium-abonnement kunne en oplagt løsning være at bruge vores kode- eller kioskfunktioner, ellers er løsningen ofte at anvende medarbejderes private mailadresser.

Obs-punkter ved brug af private mails

Hvis I vælger at invitere medarbejdere via deres private mail, er der et par OBS-punkter I skal forholde jer til.

1. Medarbejdernes forventninger og GDPR-hjemmel

Har I medarbejdernes private mails i jeres systemer kan det være fristende hurtigt at eksportere det med ud i datafilen, men I skal overveje hvilket grundlag og til hvilket formål I har medarbejdernes mailadresser.

Er medarbejderne fx informeret om, at I kun anvender disse mailadresser til at sende lønsedler ud, går det ikke ift. GDPR, hvis I begynder at anvende adresserne til alt muligt andet (fx GAIS-målinger). Så sikr jer, at I har ret til at sende arbejdsrelevante oplysninger ud pr. mail til jeres medarbejdere og at jeres medarbejdere er indforstået hermed.

2. Blokeringer, spamregler, forkerte mailadresser og fyldte indbakker

Benytter I private mailadresser, sender I mails ud til mailadresser, I ikke har kontrol over. Det kan betyde, at flere af jeres medarbejdere ikke modtager disse mails af forskellige årsager - fx:

Medarbejderen har opsat mailregler for mailadressen, hvor de fx blokerer/afviser/sletter mails fra ikke-kendte afsendere,
I har registreret en forkert adresse – fx på grund af en slåfejl, eller fordi medarbejderen har skiftet mailadresse og ikke har adgang til den gamle længere,
Medarbejderens private mailindbakke er fuld (ja, det sker oftere end du tror)
Der er også flere eksempler på at mailudbydere midlertidigt blokerer afsenderdomæner/-IP-adresser, hvis der sendes mange mails deres domæne inden for kort tid (fx gmail, hotmail, live, osv.).

3. Sikkerhed og sletning

Modsat mailadresser administreret af virksomheden har I ikke direkte kontrol over ting som sikkerhed, adgang og lignende, når det drejer sig om medarbejderes private mailadresser. Det kan medføre en forøget risiko for, at udenforstående parter via medarbejderens private indbakke, kan få adgang til og/eller besvare medarbejderens GAIS-målinger.

Tilsvarende vil I have svært ved at slette eller tilbagekalde invitationer/links fejlagtigt sendt til medarbejderen.