Udsend måling med brug af kodeløsning

Hvis der er medarbejdergrupper i din virksomhed, hvor medarbejderne ikke har egne e-mailadresser, har du som GAIS Premium-abonnement mulighed for at gennemføre virksomhedsmålingen alligevel via en kodeløsning.

OBS: Vær opmærksom på, at dette er en GAIS Premium-feature, som vi hjælper jer med at opsætte. 

OBS: I bunden af artiklen kan du downloade en brugervejledning til den enkelte deltager i målingen

Baggrunden for kodeløsningen

GAIS bygger i princippet på, at man indsamler svar fra medarbejderne via deres individuelle e-mailadresser. Men det er ikke alle, der har en arbejdsmail og heller ikke alle virksomheder, der ønsker en løsning baseret på medarbejdernes mailadresser. 

De fleste har derimod en mobiltelefon. Derfor har vi har udviklet en løsning, så du kan lave dataindsamlingen via en QR-kode/unik kode, der er unik for den enkelte medarbejder. Koderne er baseret på mailadresser genereret af GAIS-systemet. Disse mailadresser kan ikke spores tilbage til den enkelte medarbejder.

Konkret sker det ved, at de unikke koder distribueres til medarbejderne via intranet, printede labels eller lignende.

Sådan opsætter du kodeløsningen

Navngiv linket og slå kodeløsning til

Ved oprettelse af din måling går du ind under fanen Deltagere. Du skal nu gøre to ting.

1. Tryk på linket Skift navn under indstillinger.

Indtast et passende navn - fx jeres virksomhedsnavn. Bekræft.

OBS: vær opmærksom på, at det indtastede ikke kan ændres på et senere tidspunkt. 

2. Aktivér indsamling via kode

Definér, hvem der skal have kodeløsning

Definér, hvem der skal modtage kodeløsning. Du kan vælge mellem Alle eller Som defineret i Organisation.

Hvis det ikke er alle, der skal deltage via en QR-kode, vælger du Som defineret i Organisation.

Nu er det den datafil, som din Organisation bygger på, der definerer, hvem der skal modtage invitation via kode.

Datafilen skal indeholde en kolonne, der definerer, hvilken distributionsmetode, der skal bruges til den enkelte medarbejder.

I eksemplet nedenfor er kolonnen kaldet Distribution, og det er defineret, at 6 medarbejdere skal inviteres til målingen via code og 7 via email (Vær opmærksom på at bruge de engelske betegnelser her).

Da medarbejderne, der skal deltage via kode ikke har mailadresser, skal der genereres midlertidige, "fake" mailadresser. Din GAIS-specialist kan hjælpe dig med dette. Mailadresserne benyttes ikke til andet and at "hænge koden op på" - den enkelte medarbejders besvarelser kan ikke spores tilbage til disse mailadresser.

Definér inddeling

Definér, hvordan koderne skal sorteres. Du kan vælge dine forskellige filtre som sorteringsparametre.

Se koderne

Nu kan du se de unikke koder, der er genereret til hver enkelt medarbejder, der skal besvare målingen via kodeløsningen. Bemærk, at de er sorteret efter den inddeling, du valgte.

Distribution af koder til deltagerne

Du kan distribuere koderne til deltagerne på flere måder. Her er et par eksempler: Udskiv dem, klip dem ud og aflever dem personligt til deltagerne. Send den enkelte kode til medarbejderen på sms ved at tage et billede og sende. Hvis der er tillid til, at koderne ikke misbruges, kan de samlet lægges op på fx intranet. 

OBS: Husk, at hver enkelt kode er unik for den enkelte medarbejder. Den korrekte kode skal altså bruges af den korrekte medarbejder. Medarbejderen kan, når koden gemmes, logge ind og ud af sin personlige rapport. Det betyder, at kode skal gemmes for at kunne komme ind på rapporten på et senere tidspunkt - også for at kunne indgå i dialog. Det betyder også, at hvis en kollega finder koden efter brug, så kan denne i princippet logge ind og se besvarelsen. Derfor er det vigtigt, at medarbejderne enten gemmer koden eller smider den helt væk.

Sådan besvarer medarbejderne målingen

Hver kode er unik og kan kun bruges én gang. Når medarbejderen modtager sin kode, kan målingen åbnes ved én af to muligheder:

1. Scan QR-koden med telefonen
2. Åbn linket i en browser på telefon eller computer

Herefter åbnes et link til målingen, der besvares på fuldstændig samme måde som ved andre indsamlingsmetoder. Læs mere her.

Vedhæftet er guides til medarbejderen ift. at besvare målingen og forstå den personlige rapport. Både når det gælder GAIS-målingen og APV-målingen.