Anonymitet og fortrolighed i GAIS

Vi får – forståeligt – ofte spørgsmål vedrørende fortrolighed og anonymitet i GAIS, for det er altafgørende for at kunne få et retvisende billede af både arbejdslyst og -miljø, at man som medarbejder kan have tillid til systemets behandling af svar og persondata.

I GAIS er anonymitet og fortrolighed derfor nøgleord i vores opbygning af platformen, hvilket du kan læse nærmere om herunder i de ofte stillede spørgsmål.

Q: Hvem kan se mine svar?

Det er kun dig, og andre du selv vælger at dele din rapport med, der har adgang til dine svar. I virksomhedens rapport indgår dine svar i summerede visninger af besvarelser, så hverken en virksomhedsadministrator, leder eller ekstern konsulent kan se din besvarelse, medmindre du selv vælger at dele den med dem.

Q: Hvordan kan jeg være sikker på, at virksomheden ikke kan se, hvem der har svaret hvad?

I GAIS indgår besvarelser altid, med få undtagelser, i et summeret gennemsnit og uden angivelse af hvem der har afgivet hvilket svar, samt hvad disse personer i øvrigt har svaret. De få undtagelser er:

• Kommentarer, da de ikke kan summeres eller beregnes gennemsnit af, vises alle kommentarer (men ikke hvem, der har skrevet kommentaren).
• Spørgsmål vedrørende fysisk arbejdsmiljø, hvis virksomheden har valgt at disse skal være ikke-anonyme. I så fald, vil det tydeligt fremgå af spørgeskemaet hvilke spørgsmål, der ikke er anonyme, og virksomheden vil derfor kunne se besvarerens navn og mail på disse spørgsmål (men ikke andre spørgsmål).

Virksomhedsrapporterne vil indeholde summerede gennemsnitlige besvarelser på tværs af alle faktorer og spørgsmål, samt analyseværktøj som spredning, heatmaps, etc. Disse kan anvendes til filtrering af data ift. fx afdeling, anciennitet mv. Resultater vil kun blive vist, hvis der indgår 5 eller flere besvarelser i det/den valgte filter/rapport – så der kan ikke filtreres specifikt ned til én eller få personer. Virksomheder har mulighed for at sætte grænsen ned til 3 besvarelser, mod at flere analysefunktioner, som fx spredning og heatmaps skjules.

Det er muligt for alle brugere at se vores demo-måling, hvor ovenstående bliver mere håndgribeligt og tydeligt.

Q: Hvorfor er der spørgsmål i min måling, der ikke er anonyme?

APV'en adskiller sig en smule fra en GAIS trivselsmåling samt faktormålinger, når det kommer til anonymitet. APV'en er lovpligtig, da det er vigtigt, at der rettes op på uhensigtsmæssige forhold på arbejdspladsen, og i forbindelse med fysiske forhold er det ikke altid hensigtsmæssigt, at de samme forhold ændres for alle. Derfor kan virksomheden vælge, at spørgsmål om fysiske forhold på arbejdspladsen ikke er anonyme.  Det vil fremgå tydeligt, når et spørgsmål ikke er anonymt.

Det er vigtigt at understrege, at spørgsmål om det psykiske arbejdsmiljø altid er anonyme. 

Q: Hvordan kan jeg være anonym, når jeg kan skrive kommentarer, og min leder kan svare dem?

I virksomhedsmålinger kan virksomhedsadministratoren give medarbejderne mulighed for at skrive kommentarer til spørgsmålene. Når besvarelsen er sendt ind, vil administratoren af målingen kunne se kommentaren, men ikke afsenderen.

Administrator vælger, om ledere også skal kunne se kommentarer (med anonym afsender). Det er ligeledes valgfrit, om det skal være muligt for lederen/administratoren at svare på kommentarerne og derved indgå i en dialog. Disse dialoger er anonyme, og hverken leder eller administrator kan se, hvem de skriver med.

Hvis man som medarbejder har en meget karakteristisk måde at formulere sig på eller afgiver oplysninger, som tydeligt kan kobles til en enkelt person, vil administratoren muligvis kunne gætte, hvem der er bag kommentarerne. Derfor opfordrer vi til, at man formulerer sig så nøgternt som muligt, og kun deler kendetegn og oplysninger, som man ønsker.

Q: Hvem har adgang til GAIS-data, og hvad bruges de til?

Data i GAIS vil i langt overvejende grad blive anset som persondata, som vi behandler for din virksomhed (hvis du bruger platformen som medarbejder) eller dig (hvis du bruger platformen som individ). Derfor bruges data kun til at lave rapporter til dig (og din arbejdsgiver).

Som en del af vores databehandleraftaler og Betingelser og Vilkår vil vi dog opbevare en anonymiseret kopi, der alene anvendes til statistik – herunder fx benchmarks på platformen.

Q: Kan jeg slette min profil, mine besvarelser og min rapport?

Du kan på ethvert tidspunkt vælge at slette din GAIS-profil ved at kontakte support@gais.dk. Navne, e-mails og andre personlige data vil derefter blive slettet fra platformens systemer og databaser. Data indsamlet gennem spørgeskemaet bliver bibeholdt 100% anonymt i det samlede datasæt for GAIS til brug for statistisk analyse.

Q: Hvorfor skal jeg afgive tilladelse/permission, før jeg laver en måling?

Iht. GDPR skal vi indhente din tilladelse til at behandle dine personoplysninger på GAIS-platformen. Derfor er det ikke muligt at gennemføre målingen uden at afgive tilladelse. Du vil kun modtage GAIS-rapporten og et minimum af transaktionelle e-mails fra GAIS - IKKE reklamer eller andet. Din e-mailadresse bliver selvfølgelig ikke videregivet til tredjepart.

Deltager du i en måling på din arbejdsplads, vil du ikke blive bedt om at afgive tilladelse/permission, da vi behandler oplysninger for din arbejdsgiver, der har fået lov til at behandle din data.